Archivo audiovisual
El tratamiento de la documentación audiovisual
La documentación audiovisual que llega al Archivo General viene remitida por diferentes Unidades Administrativas de la Universidad.
Estas Unidades, tras contratar la realización de un reportaje a un determinado profesional del medio audiovisual generan distintos tipos de documentación (negativos fotográficos, vídeos, registros sonoros, folletos, diapositivas... etc.).
Los documentos originales son transferidos al Archivo General junto al formulario de transferencia donde se describen.
Una vez transferidos los originales al Archivo General, se someten a un proceso de valoración y selección del cual se extraen nuevamente copias originales de segunda generación, pero en esta ocasión de naturaleza digital, esto es, documentos electrónicos cuyo soporte es el CDROM.
Las imágenes fijes se registran en formato PCD, las imágemnes en movimiento en formato MPEG 1 y los registros sonoros en formato MP3.
Los documentos originales nunca son objeto de uso salvo para efectuar las copias de segunda generación. A estas copias se les considera ejemplares secundarios con valor de original
Los criterios de selección
La selección de la información a digitalizar debe ser cuidadosa y ceñirsea los siguientes criterios:
Criterio de uso administrativo
De aplicación durante la fase activa de las fotografías y las diapositivas.
La lleva a cabo la Unidad Administrativa que encarga el reportaje. La selección se basa en la utilidad de las imágenes para la gestión administrativa presente y futura.
Criterio de fondo de archivo
Se seleccionan aquellas imágenes que proporcionan una visión lo más completa posible del reportaje, pero sin redundancias.
Por lo general, interesa conservar personajes fotografiados individualmente (primeros y medios planos), grupos, etc. Se descartan las imágenes borrosas, sin luz, técnicamente defectuosas, etc., así como aquel material deteriorado e irrecuperable.
Los criterios de selección para las grabaciones de vídeo los aplica directamente el Archivo General. El criterio fundamental surge de la observación y la distinción entre actos que tienen en sí mismo un acentuado carácter institucional y por tanto son considerados de singular representatividad e interés para la Universidad.
A estos se les califica como Actos Institucionales de Primer Orden y son, entre otros, las Aperturas de Cursos Académicos, las celebraciones del Día de la Universidad, etc. El resto, reciben la calificación de actos Istitucionales de segundo orden.
Los registros sonoros que contengan actos que estén ya recogidos en alguna grabación de vídeo, no se comprimen a formato MP3, pero sí los demás. Tampoco aquellos que se producen expresamente con la finalidad de realizar posteriormente una trascripción.
Por último, el criterio de "estado de conservación", sí dará lugar a la eliminación física de aquellos documentos cuyo deterioro fuese tan avanzado que se considerase irrecuperables.
La difusión de la documentación audiovisual
Desde la implantación de este documento de gestión documental audiovisual, cada vez son más frecuentes las peticiones de fotografías que se resuelven prestando las imágenes por correo electrónico, lo cual es posible puesto que se prestan los archivos en formato JPG.
También se facilita el préstamo de PhotoCD ´s por si fuesen requeridas resoluciones de mayor calidad en las reproducciones a partir de ficheros de imagen en formato PCD.
Los formatos comprimidos MPEG 1 y MP3 de vídeo y audio respectivamente pueden ser reproducidos con el software multimedia del entorno Windows. Además ambos llevan incorporados de origen, un programa autoejecutable que permite su reproducción en el caso de que el usuario no dispusiera del software adecuado.
Préstamo
El sistema de préstamo se recoge en el capítulo III, Sección 4ª del Reglamento del Archivo General.
En el mismo se recoge el concepto de préstamo como función orientada a la facilitación de los trámites administrativos y de la toma de decisiones de las unidades administrativas y servicios de la Universidad.
El acceso a la documentación
El acceso a la documentación se regula conforme a la legislación vigente en la que se incluye el capítulo III del Reglamento del Archivo General " Del acceso a la documjentación". Basado en este capítulo mencionamos en síntesis algunos puntos relacionados:
¿Quien tiene acceso a la documentación?
Se reconoce a la comunidad universitaria y a los ciudadanos en general el derecho de acceso a los documentos. Se entiende por acceso, la disponibilidad de los documentos para consulta, mediante el procedimiento administrativo establecido.
Forma y procedimiento
Mediante consulta gratuita en las instalaciones existentes al efecto en el Archivo General o a través de entrega de copias a cargo del solicitante.
¿Cómo solicitar un documento?
Para solicitar los documentos deberá cumplimentarse un formulario que se encuentra a disposición de los usuarios en la página Web del archivo.
Tendrán la consideración de consultas internas aquellas que sean efectuadas por las unidades administrativas y de servicio de la Universidad en el ejercicio de sus funciones. El resto de consultas, incluidas las que puedan efectuar el resto de los miembros de la comunidad universitaria, se someterán a las normas generales y tendrán la consideración de externas
Para las consultas exteernasel impreso se ha de enviar al Archivo mediante correo electrónico o por fax a la siguiente dirección:
Universidad Carlos III de Madrid
Archivo General
Av. de la Universidad, 30 28911
LEGANÉS
Tel. (34) 91 6249079
Fax (34) 916249066
Email:archgeneral@uc3m.es
En ambos casos, y tras examinar la corrección en la solicitud se procederá a la recuperación de la documentación y de inmediato se comunicará al solicitante el resultado de la misma.
