Servicios al Archivo de Oficina

Los expedientes de archivo se guardan en carpetas y subcarpetas en las que ha de constar:

• Nombre del Servicio y Unidad
• Código y título de clasificación (cuando se disponga de ellos)
• Título propio de la serie. Por ejemplo matriculaciones, exámenes, etc.
• Años de inicio y cierre del expediente
• Otras observaciones que se consideren necesarias.

Señalización de cajas de archivo definitivo: los expedientes finalizados y de consulta menos frecuente se guardan en cajas de cartón de archivo definitivo que deberán llenarse sin llegar a estar apretadas, evitando dejar cajas semivacías hasta su transferencia al Archivo General, de acuerdo con el calendario de transferencia o fecha acordada. Estas cajas normalizadas pueden solicitarse al Archivo General.

1. Copias de documentos originales que estén localizados.
2. Copias de documentación contable, cuyos originales estén bajo la custodia de la Dirección Económico Financiera
3. Las notas internas que no forman parte de ningún trámite ni contienen información relativa a ningún procedimiento administrativo.
4. Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.
5. Los borradores de documentos cuando exista el documento definitivo.
6. La propaganda, catálogos, y publicaciones comerciales u otros documentos impresos de entidades externas.
7. Sin embargo, sí que es muy importante enviar al Archivo todos los folletos, carteles, fotografías o publicaciones impresas relativas a la UC3M y a las actividades organizadas por la Institución o realizadas en ella.
8. Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.
9. La documentación de apoyo informativo (fotocopias de BOE, BOCAM u otras publicaciones oficiales, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los Archivos de gestión u Oficina al Archivo General, que se hace cargo de su gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta.

• Consultar con el Archivo General qué fecha tengo asignada para enviar documentación o acordar una diferente.
• Preparación de la documentación para su envío:
  1. Revisar y comprobar que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental y verificar su correcta ordenación (numérica, cronológica o alfabética).  Si no se ha hecho con anterioridad, separar todas las copias, duplicados, borradores... y todos los documentos que no estén relacionados directamente con el asunto o actividad expediente. Los expedientes deben estar libres de clips, GRAPAS, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación.
  2. Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se refieren. En el caso de que se considere imprescindible mantener unidos varios documentos en el interior del expediente se pueden utilizar subcarpetas de hojas de DIN A3.
  3. Rotulación de las cajas con número correlativo de identificación de la caja dentro de la transferencia, a lápiz. Esta numeración se corresponderá con el número asignado en la Hoja de transferencia; Unidad, Centro o Servicio; Nombre de la serie documental que contiene. Fechas extremas de la  documentación contenida en la caja.

• Cumplimentar Formulario de transferencia modelo se puede obtener en la página y enviarlo por correo interno y por Email.

El responsable del Archivo de oficina/gestión cumplimentará la Hoja/Formulario de transferencia de documentos, cuyo modelo está disponible en la página Web del Archivo General, haciendo constar los siguientes datos:

En la cabecera: Nombre del órgano remitente, Nombre, teléfono y e-mail del responsable del archivo de gestión, fecha de la transferencia y número total de cajas de archivo que se transfieren.

En la descripción: Número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia, (El último número ha de coincidir con el nº total de cajas de la transferencia), la denominación de la serie y contenido específico de cada caja y las fechas extremas (primera y última) de los documentos contenidos en cada caja).

• Traslado de documentación al archivo (incidencia de traslado).

Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo

General la fecha de traslado. El traslado de los fondos documentales al Archivo General es responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente a través de la correspondiente incidencia de traslados.

1. debe hacer uso del formulario de solicitud de préstamo en la página Web del Archivo General. También se pueden recibir peticiones de préstamo por teléfono o correo electrónico.
2. Si una unidad administrativa solicita un préstamo de documentación con valor administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la petición a la unidad administrativa responsable del procedimiento.
3. el Archivo General remitirá la documentación  a la unidad peticionaria, acompañada del formulario en donde el Archivo ha consignado el número de préstamo, fecha de devolución y ha firmado y fechado de envío
4. Dentro del plazo de préstamo establecido la unidad administrativa devuelve la documentación al Archivo General, junto con el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolución.
5. La documentación se devuelve al Archivo General sin modificaciones. Si fuera necesario añadir al expediente algún documento, el responsable de la unidad administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertirá de ello al Archivo General.
6. En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la responsabilidad recae en la persona de la unidad administrativa solicitante del préstamo.
7. Una vez recibida la documentación prestada, el Archivo General remite al prestatario el formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado.