Google Workspace for Education

Acuerdo Google Workspace for Education

En el año 2013 la Universidad Carlos III, tras la convocatoria de un concurso público, firmó el acuerdo que pone a disposición de las universidades el servicio Google Apps for Edu (actualmente Google Workspace for Education).

Fruto de este acuerdo, la Universidad dispone de acceso de forma gratuita entre otras a las siguientes herramientas:

• Cuentas de Google
• GMail
• Drive
• Calendar
• Meet

Estos servicios son ofrecidos directamente a nuestros usuarios, o sirven de base para el desarrollo de otros servicios propios de la UC3M, y supusieron un punto de inflexión al permitir trabajar en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Con este acuerdo se ofreció a la comunidad universitaria la posibilidad de trabajar en la nube pero con la seguridad de ser un servicio ofrecido por la propia Universidad y garantías contractuales.

Diferencias entre cuentas Google personales y cuentas Google corporativas

Existen importantes diferencias entre las cuentas personales @gmail.com y las cuentas UC3M:

• Acceso a servicios y funcionalidades empresariales y educativas
• Sin publicidad
• Soporte técnico
• Administración centralizada por la UC3M
• Medidas de seguridad y cumplimiento legal adicionales
• Contraseña única
• Posibilidad de actuación en caso de incidentes de seguridad
• Marco legal diferenciado al de una cuenta personal
• Dominios UC3M

Google Workspace for Education Plus

Desde Septiembre de 2020, además de las licencias gratuitas (Google Workspace for Education Fundamentals, anteriormente llamadas GSuite for Education), la Universidad dispone de licencias Google Workspace for Education Plus (anteriormente llamadas GSuite Enterprise for Education) adquiridas mediante concurso público que puede ser consultado por cualquier ciudadano en el perfil del contratante de la Universidad.

La política actual de licencias por defecto es la siguiente:

Las licencias Google Workspace for Education Plus ofrecen mejoras a nivel de usuario y de seguridad, con posibilidad de actuar de forma más eficiente y eficaz en caso de incidentes, y en la generación de informes, pudiendo prestar un servicio de mayor calidad a toda la Comunidad Universitaria, independientemente del colectivo.

Ubicación de los datos

Todo el personal docente e investigador y personal de administración y servicios de la Universidad con vinculación vigente como empleado, así como los alumnos con docencia asignada en Aula Global en el curso actual, tienen asignada la licencia y aplicada la configuración necesaria para que por defecto ciertos datos de Google Workspace for Education se ubiquen dentro de la Unión Europea, pudiendo utilizar la mayoría de servicios de sus cuentas de Google Workspace for Education para participar en contratos o convocatorias de investigación que requieran ubicación de los datos dentro de la UE. 

El detalle de datos y servicios que se ubican en la UE y que por tanto se podrán utilizar en los contratos o proyectos que tengan dicha exigencia está disponible en: ¿A qué datos se aplica una política de región de datos? 

Todos los datos de la plataforma, independientemente de su ubicación, cumplen con la normativa de protección de datos europea tal como explicamos en el epígrafe dedicado a Seguridad y cumplimiento.

Seguridad y cumplimiento

Toda la información relativa a seguridad y cumplimiento de normativas legales puede encontrarse en el portal de Confianza y seguridad de Google.

Reglamento general de protección de datos europeo (RGPD)

Los contratos y términos aplicables a estos servicios se encuentran disponibles en: Centro de recursos sobre el RGPD - Contratos y términos.

Habiendo suscrito la Universidad los siguientes:

• Términos del servicio de Google Workspace
• Cloud Data Processing Addendum versión 8.1

Recogiendo la aplicación de las SCC (Standard Contract Clauses) para transferencias internacionales de datos:

• Google Cloud Platform, Workspace & Cloud Identity: EU Standard Contractual Clauses
• European Commission: Standard Contract Clauses (SCC)

Tras la decisión de la Comisión Europea de adecuación relativa al Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. la adenda de procesamiento de datos de Google Cloud ha sido actualizada para adecuarse a este nuevo marco pudiendo consultarse la última versión en Cloud Data Processing Addendum.

Esquema nacional de seguridad español (ENS)

Destacar que Google Workspace ha acreditado el cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad español para los sistemas de información de categoría alta. Más información.

Acceso a otros servicios

La cuenta de Google proporcionada a todos los usuarios de la UC3M puede permitir el acceso a otros servicios NO incluidos en el acuerdo Google Workspace for Education, tanto de Google como de terceros.

Al utilizar estos servicios, el usuario acepta a título personal y privado las condiciones de uso de Google y del servicio en concreto y deberá dirigirse directamente al proveedor para cualquier cuestión relativa al servicio.

Teniendo en cuenta la demanda de los usuarios y otras implicaciones organizativas, y tras una evaluación interna, se ha habilitado entre otros el acceso por parte de los usuarios a los siguientes servicios no incluídos en Google Workspace for Education

• Google Gemini 🡵
• Google Colab
• Google Public Data
• Google Scholar
• Sincronización con Google Chrome
• YouTube

A parte de Google, otros proveedores aceptan la cuenta de Google UC3M como método de autenticación para el acceso a sus servicios. Al ser servicios de terceros no podemos ofrecer soporte alguno, siendo el usuario quien acepta a título personal las condiciones del proveedor y del servicio concreto debiendo dirigirse a él ante cualquier duda o incidencia.

Salvo autorización expresa en contra, la Universidad Carlos III de Madrid NO autoriza la transferencia o el tratamiento de información corporativa o información a la cual sus miembros tengan acceso por la relación existente con la Universidad en ningún servicio al que acceda con su cuenta Google UC3M distinto de Google Workspace u otros servicios ofertados por la Universidad en su catálogo de servicios.