Mejoras para compartir tu agenda

En los próximos días se va a potenciar la funcionalidad de “Horario laboral” de GSuite que ya lleva un tiempo en funcionamiento, utilizando dicha información para ayudaros a gestionar vuestras reuniones, correos o conversaciones.

Si tenéis establecido vuestro horario laboral (os contamos cómo hacerlo más abajo) y os invitan a un evento fuera de este horario, la persona que os invita sabrá en ese momento que no vais a estar disponibles y que es posible que se rechace la cita. 

Además, cuando os vayan a escribir un correo o enviar un mensaje de chat de Hangouts o Chat, también aparecerá un mensaje, indicando que no estáis disponibles, quedando así advertidos de que la respuesta no será inmediata. Estas notificaciones visuales irán apareciendo en los próximos meses en nuestras cuentas, pero requieren que tengas tu horario laboral definido.

Cómo definir tu horario laboral

Definir vuestro horario laboral es muy sencillo. Desde el interfaz web de Calendar (tendréis que hacerlo desde un ordenador) pincháis en la rueda de configuración, y en el apartado “General” podréis activar vuestro horario laboral, definiendo el horario que en el que estáis disponibles.

Este horario laboral es indicativo de vuestra disponibilidad para atender a otras personas y no tiene porque coincidir exactamente con el horario laboral oficial establecido por Recursos Humanos.

Comparte tu agenda y/o disponibilidad

Si quieres sacar el máximo partido a tu Calendario de Google, te recomendamos que también compartas tu disponibilidad en los siguientes escenarios:

Vacaciones o ausencias de la oficina

Si vas a estar temporalmente fuera de la oficina te recomendamos lo siguiente:

1. Activa un mensaje de vacaciones en GMail para que sepan que no contestarás en unos días.
   • Desde GMail, pincha en la rueda de configuración y elige la opción “Configuración”
   • En el apartado “Respuesta automática”, elige el primer día de ausencia y el último día, y escribe tanto el asunto, como el texto que quieres que reciba la gente para indicar que estás fuera de la oficina
   • Activa la respuesta automática, eligiendo la opción “Respuesta automática activada” y pinchando en el botón “Guardar cambios”
2. En Google Calendar, añade eventos de “Fuera de la oficina” el tiempo que estarás fuera. De este modo, cuando te inviten a una reunión, o te escriban por chat, sabrán que no estás trabajando. 

Libre u ocupado para encontrar huecos

Para facilitar las convocatorias de reuniones o citas, puedes compartir tu calendario de trabajo. Puedes elegir compartir sólo si estás Libre / Ocupado (el resto de personas no sabrán los detalles del evento, sólo que en esa franja horario estás ocupado), compartir todos los detalles (el resto de personas sabrán exactamente en qué estás ocupado), o utilizar una mezcla de ambas opciones. Te sugerimos que compartas tu calendario de la siguiente manera:

• Con tus compañeros del día a día: permisos para que puedan ver tu eventos, reuniones, etc. Así sabrán si estás o no, y en caso de que no estés disponible, con quién estás reunido o como localizarte.
• Con la UC3M: Permiso para ver mi disponibilidad (Libre/Ocupado). De este modo el resto de la Universidad sabrá si tienes ocupado un hueco de tu agenda, pero no tendrán ningún detalle sobre la reunión o evento.

Con esta configuración, sabremos la disponibilidad de nuestros compañeros a la hora de convocar una videoconferencia o reunión.

Por ejemplo, si alguien de la UC3M te invita a una reunión, y en ese momento estás no disponible, ya que tienes otro evento, o lo has marcado así, lo sabrá en el momento de convocar la reunión, evitando correos con cambios de fecha o para ponerse de acuerdo. 

Convoca una reunión teniendo en cuenta la información de disponibilidad

Si convocas una reunión y los invitados tienen compartida su disponibilidad (libre/ocupado) de la manera que comentábamos antes, Google Calendar puede sugerirte una hora que le venga bien a todo el mundo. Pero si quieres, puedes visualizar la disponibilidad de todos los asistentes de manera manual, y elegir el mejor hueco según consideres. 

Te lo mostramos en la siguiente animación.

27 de Septiembre de 2019
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid