Consulta de asistentes a Meet

Con el nuevo escenario de teletrabajo y la docencia a distancia, el uso de Google Meet como herramienta de videoconferencia y Google Calendar para organizarlas se ha disparado en la Universidad.

Al igual que en la reuniones físicas, en muchas videoconferencias es necesario elaborar el listado de asistentes a la misma. Aprovechando que cuando una persona accede a una videoconferencia debe identificarse (bien con su cuenta de la Universidad, bien indicando su nombre), con esta herramienta podemos generar de forma automática el listado de asistentes para el organizador, sin que tenga que ir apuntándolos uno a uno.

Casos de uso

• Consejos, comisiones y grupos de trabajo: registra automáticamente quienes han asistido a la reunión para luego pasarlo al acta sin tener que tomar nota uno a uno.
• Clases: consulta la asistencia a la clase, así como si se ha conectado utilizando su cuenta oficial de la Universidad.
• Presentaciones: comprueba después de la presentación cuantas personas han asistido y si se han desconectado antes de tiempo, en qué momento han perdido el interés.

Integrado en Google Calendar

Para que sea lo más fácil posible, se ha integrado la funcionalidad como un complemento en Google Calendar disponible en el marketplace de GSuite para su instalación por parte de trabajadores y colaboradores de la Universidad.

Sólo tienes que:

1. Entrar en este enlace previamente autenticado con tu cuenta de PAS/PDI UC3M.
2. Pulsar en Instalar y aceptar todos los permisos que solicita el complemento.
3. Acceder a Google Calendar
4. En Google Calendar desplegar el panel derecho (panel de complementos) si está oculto. Para ello utiliza el botón que aparece en la esquina inferior derecha.
5. Pulsar en el panel de complementos sobre el nuevo icono "Asistentes a Meet"
6. Pulsar sobre el evento cuya videoconferencia quieres consultar.

Como sabemos que es habitual tener que elaborar actas de las reuniones, podrás además volcar el registro de asistentes a una hoja de cálculo en tu Drive una vez tengas visible el listado de asistentes.

Protección de datos

Este complemento facilita el acceso a la información ya disponible en interfaz web de Google Meet durante la videoconferencia, pero no proporciona datos adicionales. Los datos ofrecidos son:

• Nombre con el que aparece en la videoconferencia (el de su cuenta UC3M si se ha conectado usando esta, o el que haya introducido al entrar en la videoconferencia si no ha iniciado sesión)
• Dirección de correo electrónico si ha iniciado sesión con su cuenta para acceder a la videoconferencia
• Horas de conexión y desconexión
• Tiempo de conexión

Para mayor seguridad, la información se ofrece exclusivamente al organizador de la videoconferencia y sólo si es PAS o PDI.

Para conocer todos los detalles de este complemento, consulta la sección Quiero... de las fichas de los servicios Meet o Calendar.

30 de Junio de 2020
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid