Optimizando la Gestión Presupuestaria: Escritorios Virtuales con UXXI-ECONÓMICO

La gestión presupuestaria es esencial para el buen funcionamiento de cualquier institución educativa. En este contexto, la aplicación UXXI-ECONÓMICO, anteriormente conocida como Sorolla, es utilizada en todas las áreas y servicios de la Universidad Carlos III de Madrid. Por ello, el Servicio de Informática y Comunicaciones y la Dirección Económica Financiera han colaborado para encontrar una forma más eficiente de acceder a la aplicación, facilitando su uso por parte de los trabajadores. La implementación de escritorios virtuales para estos casos de uso ha demostrado ser una estrategia existosa.

Antecedentes

Hasta ahora, el acceso a la aplicación de gestión presupuestaria desarrollada por Universitas XXI en su módulo de UXXI-ECONÓMICO, ha supuesto un consumo de tiempo y recursos excesivo para sus usuarios. Distribuida inicialmente como una solución cliente-servidor, era necesario instalar manualmente el software cliente en cada ordenador. Posteriormente se migró a una aplicación web, pero esta seguía requiriendo constantes actualizaciones y configuraciones.

Con un extenso uso por parte del Personal de Administración y Servicios de la Universidad, incluyendo aproximadamente 50 personas de la Dirección Económica y Financiera, y otras 350 personas distribuidas en diversas unidades, la eficiencia en el acceso a esta aplicación se volvía esencial.

Para resolver estos problemas, se implementó una solución basada en el acceso a un servidor centralizado utilizando tecnologías de Escritorio Remoto (RDP). Sin embargo, el mantenimiento de este servidor resultó ser laborioso y costoso y seguía generando pérdida de tiempo para el usuario. La creación de perfiles específicos y las operaciones diarias (limpieza de registros y la eliminación de archivos compartidos), requerían una gran cantidad de tiempo y recursos. Además, el sistema operativo del servidor estaba llegando al final de su ciclo de soporte, lo que suponía un riesgo adicional para la seguridad y estabilidad del sistema.

Solución Implementada y Colaboración Efectiva

La solución más eficiente y moderna llegó con la adopción de escritorios virtuales, fruto de la estrecha colaboración entre el personal de la Dirección Económico Financiera (DEF) y el equipo del Servicio de Informática y Comunicaciones (SDIC).

En marzo de 2023 se inician  reuniones conjuntas para definir los requisitos de la implementación del nuevo sistema en las que se establecen procedimientos detallados para la definición de las plantillas de escritorios virtuales y la creación de guías operativas destinadas tanto al uso cotidiano como a la instalación de los mismos.

En septiembre de 2023 el sistema de escritorios virtuales estaba plenamente operativo, marcando un hito en la eficiencia y accesibilidad de la aplicación UXXI-ECONÓMICO.

Los usuarios finales de la Dirección Económica y Financiera experimentaron una transición sin contratiempos, disfrutando de una experiencia positiva gracias a la fluidez y la agilidad de los escritorios virtuales, y gracias a su sencillez de uso, se redujo significativamente el número de incidencias reportadas.

Este enfoque colaborativo entre Servicios no solo ha optimizado el acceso a UXXI-ECONÓMICO sino que también ha sentado las bases para futuras mejoras y adaptaciones, respaldando así la evolución continua de la Universidad Carlos III de Madrid hacia soluciones tecnológicas avanzadas y eficientes.

Detalles Técnicos de la Solución

La implementación se llevó a cabo utilizando el software de Virtualización de Escritorios UDS sobre la infraestructura de virtualización on-premise en la Universidad Carlos III de Madrid. Este tipo de despliegues en las propias instalaciones de la UC3M permite tener un control total sobre la configuración, seguridad y mantenimiento de la infraestructura. Además se facilita la integración con sistemas y aplicaciones ya existentes en la organización, asegurando la compatibilidad.

Los escritorios virtuales adoptan un enfoque efímero, implementando escritorios temporales que se crean y destruyen dinámicamente según las necesidades de los usuarios y la demanda de la carga de trabajo. Con esta metodología, se logra una gestión más eficiente de los recursos informáticos, permitiendo asignar capacidades de manera dinámica y liberar recursos cuando ya no son necesarios. Esta metodología de trabajo contribuye también a la mejora de la seguridad y la integridad del sistema al eliminar cualquier modificación realizada durante la sesión, volviendo a un estado inicial predefinido en cada inicio.

De esta manera se simplifica la administración y el mantenimiento y se reduce la persistencia de posibles amenazas, fortaleciendo la postura de seguridad general del entorno virtual.

Conclusiones y Perspectivas Futuras

La implementación de escritorios virtuales para el acceso a UXXI-ECONÓMICO, fruto de la colaboración entre las dos áreas implicadas, ha resultado ser una solución eficaz, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo la carga administrativa.

Este enfoque tecnológico posibilita un acceso más ágil y sencillo a la plataforma, eliminando la necesidad de instalaciones manuales periódicas en cada PC, y reduce significativamente la carga administrativa del personal técnico, liberándolo para tareas más estratégicas.

Además, la experiencia del usuario final ha mejorado sustancialmente, ya que con el sistema de escritorios virtuales, los usuarios pueden acceder de manera rápida y segura a UXXI-ECONÓMICO desde cualquier ubicación.

Esta iniciativa sienta las bases para futuras mejoras y actualizaciones y para extender este servicios a otras unidades administrativas especializadas, asegurando que la Universidad esté equipada con herramientas tecnológicas avanzadas para abordar los desafíos cambiantes en el acceso a las aplicaciones corporativas, colocando a la Universidad Carlos III de Madrid en una posición más sólida y adaptativa para enfrentar los retos futuros en la gestión presupuestaria.

12 de diciembre de 2023
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid