Gestión de espacios y recursos en GSuite

Este servicio permite poner a disposición de los usuarios salas y recursos para su reserva a través del interfaz de Calendarios de Google.

Características principales

Integración y facilidad de uso

• A través de la misma pantalla del evento en Calendarios de Google pueden gestionarse todos los detalles del mismo: invitados, documentación adjunta, sala y otros recursos.
• Información detallada sobre cada sala: ubicación, capacidad y característias adicionales.
• Sugerencias de salas al crear un evento en base a la ubicación del puesto de trabajo, historial de reservas o capacidad.
• Posibilidad de publicar vía web el calendario de ocupación de una sala.

Permisos

• Granularidad: permisos para ver la disponibilidad y reservar la sala a nivel de usuarios específicos o colectivos.
• Privacidad: los usuarios con permisos para reservar una sala sólo sabrán si está libre/ocupada (no los detalles de los eventos).
• Gestores: los gestores de la sala podrán ver todos los detalles de los eventos que se organicen en la misma y modificarlos.
• Ver la existencia de sala: todos los usuarios UC3M (PAS/PDI/Alumnos) tendrán visibilidad de que salas existen en el servicio, pero no su disponibilidad o eventos.
• Ver si está libre/ocupada y solicitar su reserva: los usuarios/colectivos que se autoricen como usuarios de la sala.
• Ver todos los detalles de los eventos y modificar las reservas: los usuarios/colectivos que se autoricen como gestores de la sala.

Modos de funcionamiento

• Aceptar reservas automáticamente: cuando alguien solicita una sala, si está libre y el usuario tiene permisos, la sala queda reservada automáticamente. No es necesario que ningún gestor la apruebe.
• Salas que requieren aprobación: cuando alguien solicita una sala, si tiene permisos, su solicitud queda registrada pero el gestor de la sala deberá aprobarla o rechazarla.

Liberación automática de recursos

• Por defecto, en el caso de que el evento sea cancelado o todos los invitados indiquen que no van a asistir, la reserva de la sala quedará automáticamente anualada y podrá ser reservada por otro usuario.
• Posibilidad de establecer excepciones a la política de liberación automática para determinadas salas y personas.

Estadísticas de uso

• Información estadística de uso de salas en función de sus características, ubicación, etc.

Requisitos

Para poder realizar reservar y consultar de disponibilidad:

• Cuenta de personal (integrado en Google Calendar) o cuenta Google de empresa instalada en el Parque Científico (a través del sitio web del Parque Científico)
• Permisos sobre el espacio o recurso concreto

A través de este servicio se permite la gestión de:

• Espacios y recursos administrador internamente por un servicio/departamento
• Espacios docentes o cuya gestión se realice a través de Cronos no son susceptibles de ser gestionados a través de este servicio

Cualquier departamento/servicio/instituto puede solicitar el alta en este piloto para la gestión de recursos que no estén actualmente incluídos en Cronos. Para ello, el director del Departamento / Servicio / Instituto deberá realizar una  Solicitud de consultoría. Al estar actualmente el servicio en fase Beta no se garantiza poder ofrecer el servicio a todos los solicitantes.

En el proceso de consultoría previa se determinará la forma óptima de incluir los espacios/recursos en el servicio, que opción de gestión es la más adecuada y cómo asignar los permisos a los usuarios y gestores. Así mismo se resolverán todas las dudas que puedan surgir respecto a su uso.

Si necesitas consultar habitualmente el calendario con la ocupación de la sala/recurso, o eres gestor de la misma, añade su calendario a tus Calendarios de Google. Para ello dentro de Google Calendar:

1. En el menú lateral izquierdo pulsa sobre el icono + que aparece junto a "Otros calendarios"
2. Selecciona "Explorar recursos"
3. Elige un edificio
4. Marca las casillas correspondientes a las salas/recursos a las que quieres suscribirte. Sólo podrás suscribirte a aquellos recursos de los que seas usuario o gestor.

Aparecerán como un calendario adicional en la sección Otros calendarios, pudiendo ocultarlo o mostrarlo en paralelo al resto de tus calendarios a tu elección.

Para desuscribirte:

1. En el menú lateral izquierdo sitúa el ratón sobre el recurso del que quieres desuscribirte
2. Pulsa sobre la X que aparecerá a la derecha del nombre del recurso.

A la hora de ofrecer sugerencias de salas, el sistema tiene en cuenta dónde se encuentra el puesto de trabajo de cada uno de los convocados. Por ello, es conveniente que PAS y PDI establezcamos en Google Calendar en qué edificio y planta solemos trabajar. Esta funcionalidad no está disponible para cuentas de alumnos, ni cuentas genéricas.

Los pasos para configurarlo son:

1. Accede a Calendario de Google con tu cuenta UC3M Acceder a Google Calendar
2. Pulsa en la rueda dentada de la esquina superior derecha (configuración)
3. En el menú de la izquierda, dentro de la sección "General" selecciona "Ubicación de trabajo principal"
4. Elige tu edificio principal en Ubicación y la planta correspondiente.

Por el momento sólo es posible definir una única ubicación.

Una sala o recuso no es más que un invitado especial a un evento del calendario. Por lo tanto realizar una reserva consiste en crear un evento en el calendario de Google, y añadir a la sala o recurso.

Instrucciones para usuarios con cuenta UC3M

• Crea un evento en Google Calendar y añade todos los datos e invitados como haces habitualmente
• En el interfaz de edición del evento elige "Salas", selecciona el edificio y elige la sala deseada. Junto a cada sala podrás ver los detalles de la misma. Si la sala aparece como tachada significa que no dispones de permisos. 
• Si necesitas ver detalles adicionales de una sala, deja el ratón sobre el nombre de la misma. Aparecerá:
  • Capacidad.
  • Características (equipamiento disponible).
  • Área responsable de la gestión de la sala.
  • Si las reservas requieren aprobación (si no lo indica significa que la sala acepta automáticamente todas las reservas que no colisionen).
• Guarda el evento

Confirmación de si la sala ha sido aceptada o rechazada

• Accede al evento y consulta la lista de invitados.
  • Si la sala aparece con un tick verde, significa que la reserva está confirmada
  • Si la sala aparece tachada, significa que la reserva está rechaza.
• Siempre que una reserva es rechazada, recibes un correo electrónico informándote de ello. 
• Si todos los invitados a un evento rechazan la invitación la sala reserva puede que se anule automáticamente para liberar la sala. En tal caso, recibirás una notificación por correo electrónico.

Instrucciones para usuarios del Parque Científico sin cuenta UC3M

• Si no dispones de cuenta UC3M, pero sí de cuenta de Google autorizada para realizar reservas  de determinadas salas/recursos, podrás realizar la reserva añadiendo como invitado la dirección de correo electrónico que representa la sala. Puedes consultar sus direcciones en la siguiente página XXXXX
• Podrás saber si la reserva ha sido aceptada o rechazada tal como explicamos en la sección anterior.

Para modificar una reserva (fecha, hora o duración), modifica el evento al cual añadiste la sala.

Para anular una reserva modifica el evento y elimina del mismo la sala o recurso.

Ten en cuenta que si todos los convocados a una reunión rechazan la invitación, la reserva puede anularse automáticamente para liberar la sala. En tal caso, recibirás una notificación por correo electrónico.

Si eres gestor de una sala o recurso, y está configurada para requerir la aprobación de las reservas, deberás Aprobar o Rechazar individualmente todas las reservas que se realicen.

Desde el interfaz de calendario

1. Si la sala/recurso no aparece en tu listado de calendarios en la barra izquierda de Google Calendar, primero sigue las instrucciones que aparecen en Quiero... > Añadir el calendario de una sala o recurso a mis calendarios de Google
2. Habilita el calendario de la sala/recurso para ver sus eventos
3. En el calendario de dicha sala/recurso, junto a casa evento aparecerá un circulo:​
   1. ​Relleno de blanco: pendiente de aprobar/rechazar
   2. Tachados: rechazados
   3. Coloreados: aprobados
4. ​Para aprobar/rechazar una reserva, pulsa sobre el evento y en el apartado ¿Asistirás? Selecciona Sí (aprobar) o No (rechazar).

Por correo electrónico

Puedes recibir si lo deseas un aviso por correo electrónico cada vez que se organiza un evento en la sala, y aceptar o rechazar la solicitud desde el propio correo. Para ello debes:

1. Si la sala/recurso no aparece en tu listado de calendarios en la barra izquierda de Google Calendar, primero sigue las instrucciones que aparecen en Quiero... > Añadir el calendario de una sala o recurso a mis calendarios de Google
2. En el listado de calendarios, situa el ratón sobre el calendario cuyos avisos quieras configurar por correo, y pulsa sobre el icono Más opciones (tres puntos en vertical).
3. En la ventana de configuración que aparece ve a la sección "Notificaciones generales" y selecciona para "Nuevo eventos" la opción "Correo electrónico"
4. También podrás configurar si deseas recibir un correo con la agenda diaria a primera hora de la mañana, o avisos de cancelaciones entre otros.

Ahora cada vez que se añada la sala a un evento recibirás un correo electrónico desde el cual podrás indicar si aceptas o no la invitación.

Por favor, ponte en contacto con nosotros indicándonos los cambios que deseas realizar.

Por favor, ponte en contacto con nosotros indicándonos los cambios que deseas realizar.

En el caso de salas con aprobación, ten en cuenta que es necesario indicar quien o quienes serán los gestores. Los gestores tendrán visibilidad total sobre todos los eventos de la sala.

Soporte de Google:

• Añadir o quitar una sala a un evento