Convocatoria Extraordinaria 2024

Convocatoria 2024

• Convocatoria Extraordinaria del Vicerrectorado de Estudiantes para la colaboración en la financiación de proyectos de Asociaciones de Estudiantes 2024
• Resolución provisional de la Convocatoria Extraordinaria de ayudas para asociaciones 2024
• Resolución Final de la Convocatoria Extraordinaria de ayudas para asociaciones 2024

La Universidad Carlos III de Madrid, a través del Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad, publica la presente convocatoria para la realización de proyectos vinculados a las áreas de trabajo y actividades de interés de las asociaciones de estudiantes de la Universidad Carlos III de Madrid, facilitando el apoyo económico de los mismos. Estos proyectos serán desarrollados de manera totalmente voluntaria y altruista por sus proponentes y sin ánimo de lucro.

1. Podrán participar en esta convocatoria todas las asociaciones que figuren inscritas en el Registro de Asociaciones de la Universidad Carlos III de Madrid a fecha de findel plazo de presentación de solicitudes.
2. Quedarán excluidas aquellas asociaciones que no hayan justificado adecuadamente proyectos financiados en la “Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos de Asociaciones de Estudiantes 2022/2023”. Se considera que hay una justificación adecuada cuando:

• 1. se cumplen los plazos de entrega de las memorias de actividades y económica
• 2. Se detallan las actividades realizadas y queda acreditado el gasto conforme a los objetivos previstos
• 3. Se objetivan los resultados de la actividad.

3. Asimismo, quedarán excluidas aquellas asociaciones que hayan obtenido financiación para proyectos conforme a la Resolución Final de la Convocatoria del Vicerrectorado de Estudiantes para la colaboración en la financiación de proyectos de Asociaciones de Estudiantes 2024 (Resolución del Vicerrectorado de Estudiantes de 18 de diciembre de 2023, BOEL de 22 de diciembre de 2023).

Estas ayudas se destinarán a la realización de proyectos que se desarrollen entre el 22 de marzo  y el 15 de noviembre de 2024.

El presupuesto máximo destinado a la convocatoria asciende a un total de 7.500 € del presupuesto de gastos de la Universidad Carlos III de Madrid, con cargo a con cargo a la partida presupuestaria 30AAAC, Programa 323C Económica 2260491, pudiendo quedar sin ejecutar una parte del crédito destinado a las ayudas.

Se podrá otorgar un máximo de 4.000 € de ayuda por proyecto. En ningún caso el importe de la ayuda concedida a la asociación podrá superar el coste real y efectivo dela actividad.

Cada asociación podrá presentar un único proyecto, el cual podrá incluir varias acciones de actuación y actividades.

Las cuantías otorgadas no han de totalizar necesariamente las cuantías solicitadas.

1. El plazo de presentación de las solicitudes estará abierto desde la publicación de la convocatoria hasta el 10 de febrero del 2024.

2. Las solicitudes se dirigirán al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad mediante el formulario que estará disponible en la página web

https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes

En el formulario de solicitud se hará constar la siguiente información:

a) Datos de la asociación. Ficha de datos de la Asociación solicitante cumplimentada en todos sus apartados: nombre de la asociación, composición actual de la Junta Directiva, número de asociados actuales (con listado adjunto indicando nombre, apellidos, NIA y tipo de membresía (en el caso de alumni y/o miembros honoríficos), datos de la persona responsable del proyecto (que debe ser un miembro de la Junta Directiva, preferiblemente la persona que ocupe la Presidencia). Cabe la posibilidad de que varias asociaciones concurran conjuntamente para presentar un proyecto único común. En ese caso, aunque pueden constar varias personas responsables del proyecto, se habrá de indicar cuál de las asociaciones aparece como responsable formal a efectos de gestión administrativa.

b) Ficha del proyecto cumplimentada en todos sus apartados indicando:
● Modalidad del proyecto:

• Modalidad A: Proyectos vinculados con temáticas propias de los estudios de la Universidad y/o a la vida universitaria.
• Modalidad B: Proyectos vinculados a la participación en competiciones universitarias académicas, nacionales o internacionales en el ámbito de las áreas de conocimiento relacionadas con la Universidad, así como en delegaciones nacionales compuestas por representantes de universidades españolas ante organismos internacionales.

● Denominación y exposición de motivos para la realización del proyecto.
● Objetivos generales y específicos.
● Indicadores de cumplimiento (identificar el indicador y el modo de cuantificar, en el contexto del proyecto concreto).
● Especificar la contribución al cumplimiento de los ODS. Indicar el ODS, metas concretas implicadas, así como indicadores posiblemente afectados.
● Planificación de la actividad:

Modalidad a): Se han de concretar el tipo de actividad (Seminario, Jornada, Ciclo, Número de revista) título aproximado, programa, fecha/s, lugar/espacios. En el programa se han de hacer constar los títulos aproximados de las intervenciones así como ponentes tentativos.
Modalidad b): tipo de competición, fechas, lugar, Se ha de identificar el tipo de competición (categoría, entidades organizadoras, fase), lugar, fechas de celebración, número de asistentes, requisitos de participación.. Se habrá de indicar si la ayuda se solicita condicionada a la superación de fases
preliminares de clasificación nacional y/o internacional)
● Duración de la actividad. Puede tratarse tanto de una actividad puntual (seminario, jornada, taller etc) , cuanto de un ciclo de actividades con un elemento vertebrador común y una determinada cadencia  (mensual, trimestral, semestral, anual).  En el caso de las publicaciones, se habrá de indicar la periodicidad (mensual, trimestral, semestral, anual).
● Colectivo al que va dirigida la actividad, especificando si está dirigida a (caben varias opciones a la vez) :
- solo personas de la asociación, indicando el tipo de membresía
en la asociación.
- todo el estudiantado UC3M
- toda la comunidad universitaria UC3M( estudiantado,
profesorado, PAS)
- estudiantado de otras universidades (dentro del ámbito
nacional/internacional)
- un público en general/colectivo concreto del entorno local.
● Ubicación, especificando el lugar donde se propone realizar la actividad.
● Asociaciones u otras organizaciones que participan en el proyecto
(adjuntar carta de apoyo en la que se deberá especificar el tipo de compromisos de colaboración como apoyo en la difusión, compromiso de asistencia de las personas asociadas, colaboración en las actividades etc.)
● Presupuesto desglosado en los diferentes conceptos del gasto y detalle de la previsión de los ingresos que se obtendrán con el proyecto excluyendo los solicitados en esta convocatoria a la Universidad Carlos III de Madrid. Será necesario declarar otras ayudas recibidas y/o solicitadas para el mismo proyecto.
● Plan de difusión/ comunicación previsto
● Necesidades técnicas y de espacios que requieran apoyo de la
Universidad para su valoración.

b) Aquellos proyectos relacionados con campos de actuación concretos de algún Departamento de la Universidad (por uso de sus laboratorios, recursos materiales, colaboraciones, etc...), deberán contar con el respaldo de un profesor o profesora, así como del visto bueno de la dirección del Departamento (será necesario adjuntar la carta modelo).

ENLACE AL FORMULARIO 

Deberá ser un proyecto sin ánimo de lucro. La Comisión de evaluación tendrá en cuenta en la valoración de los proyectos, el carácter innovador, la presencia de  acciones de responsabilidad social, así como la contribución a la universidad en ámbitos como la integración del estudiantado, la sostenibilidad, la igualdad de género y la promoción cultural.

• Modalidad A: Proyectos vinculados a áreas relacionadas con los ámbitos de estudios de la Universidad y a la vida universitaria.
• Modalidad B: Proyectos vinculados a competiciones académicas en el ámbito de las áreas de conocimiento relacionadas con la Universidad.

Criterios comunes.
1. Calidad de la propuesta presentada. Se valorará que la propuesta esté desarrollada debidamente y tenga definido un calendario/cronograma realista y factible, congruente con los objetivos de la actividad. Asimismo, se podrá valorar el carácter innovador del proyecto, si está alineado con los objetivos asociativos, así como su impacto. Hasta 30 puntos.

2.Proyección, dinamización de la Universidad y/o Centros (EPS, FHCD, FCCSSJJ, Centro de Posgrado y Escuela de Doctorado). Hasta 20 puntos.

• 2.1 La actividad contribuye a PROYECTAR/ PROMOCIONAR la imagen de la UC3M. (Hasta 10 puntos)
  1. a. en el ámbito de la educación universitaria (actividades que se llevan a cabo en otras universidades o que tienen repercusión interuniversitaria): 5 puntos
     b. en el ámbito extrauniversitario (en educación secundaria, educación mayores): 3 puntos
     c. en el ámbito internacional: 2 puntos
• 2.2. La actividad responde a intereses del estudiantado y tiene potencial capacidad de MOVILIZACIÓN del mismo y de otros colectivos. (Hasta 10 puntos)
• a. Actividad dirigida solo a miembros de la asociación: 2
• b. Actividad dirigida a toda la comunidad universitaria: 5
• c. Actividad dirigida a personas externas a la comunidad universitaria: 2
• d. Carácter internacional:1

3. Contribuir al cumplimiento de los ODS. Hasta 10 puntos:

• a. Actividades del ámbito de la igualdad de género: igualdad efectiva de mujeres y hombres, diversidad sexual, identidad y expresión de género: hasta 2 puntos.
• b. Resto de áreas de ODS: hasta un máximo de 8 puntos.

4. Colaboración con otras asociaciones o entidades. Hasta 10 puntos:

• a. Con asociaciones de la UC3M: 6 puntos.
• b. Con entidades externas: 4 puntos.

5. Tamaño de la asociación (computando personas socias en activo). Hasta 10 puntos:

• a. Con menos de 30 miembros activos: 3 puntos.
• b. Entre 30-50 miembros activos: 5 puntos.
• c. Con 50 o más miembros activos: 10 puntos.

Criterios por modalidad.

• Modalidad A.
  1. Eventos: Duración de la actividad (se computará el número de horas de actividades) Hasta 20 puntos. De 0 a 5 horas: 5 puntos.
     De 6 a 10 horas: 10 puntos.
     De 11 a 20 horas: 15 puntos.
     Más de 20 horas: 20 puntos.
  2. Número de publicaciones y/o producciones audiovisuales que se realizan. Hasta 20 puntos.
  1. De 0 a 1: 6 puntos.
  2. De 2 a 3: 12 puntos.
  3. Más de 3: 20 puntos.

Si un proyecto incluye actividades de modalidad A1 y A2, podrá puntuar un máximo de 20 puntos entre ambas.

• Modalidad B. 

Número de competiciones a las que se presentan. Hasta 20 puntos.

1.  5 puntos.
2.  10 puntos.
3.  15 puntos.
4. o más: 20 puntos.

La evaluación de los proyectos y la resolución de la convocatoria corresponde a la Comisión de Evaluación, formada a tal efecto. Esta Comisión estará compuesta por: 

● Un/a representante del Vicerrectorado de Estudiantes, que actuará como Presidente/a de la Comisión. 

● Un/a representante del Centro de Orientación a Estudiantes, que actuará como secretario/a de la Comisión. 

● Un/a representante de cada una de las Delegaciones de Estudiantes. La persona que asista no podrá ser miembro de ninguna asociación que participe en esta convocatoria. 

● Un/a representante de cada Centro, Facultad o Escuela y Centro de Postgrado. 

● Un/a representante del Vicerrectorado de Sostenibilidad, Cooperación y Campus Saludable. 

● Cuántos técnicos y asesores especialistas se estimen oportunos en cada caso. 

La Comisión de Evaluación formulará propuesta provisional de adjudicación que se publicará en la página web: 

https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes. 

Dentro de los diez días siguientes a la publicación de la propuesta provisional, las asociaciones interesadas podrán subsanar o formular alegaciones mediante escrito presentado a través del Registro Electrónico de la Universidad Carlos III de Madrid. El escrito se remitirá al Vicerrectorado de Estudiantes. La Comisión de Evaluación examinará las alegaciones y, en su virtud, formulará propuesta definitiva de resolución.

Esta resolución, que pondrá fin a la vía administrativa, se notificará individualmente a los solicitantes de los proyectos seleccionados indicando la cuantía de la ayuda concedida. Asimismo, se notificará a los solicitantes de las propuestas desestimadas. 

La resolución de concesión de las ayudas se publicará en la página web: 

https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes 

Todas las comunicaciones en el seno de esta convocatoria se realizarán con la persona que conste como responsable del proyecto y se harán a través del correo electrónico de contacto indicado en la solicitud.

1. Pago de conferencias a ponentes. Se seguirá la normativa presupuestaria interna de la Universidad que fija como cantidad bruta máxima a retribuir 154 euros/hora.

2. Gastos de manutención de ponentes, siempre que éstos no cobren por su labor. El gasto total por este concepto deberá ser inferior al 15% de la cantidad total financiada y ponentes y deberá ser siempre contratado con el proveedor de cafetería de la Universidad.

3. Gastos derivados del montaje de exposiciones.

4. Gastos para asistencia a Moots, Congresos, Seminarios, Jornadas, y actividades similares, siempre que estén relacionados con sus fines, tengan un carácter formativo y representativo y se realicen representando a la Universidad.

5. Compra de material (NO INVENTARIABLE) y gastos asociados al desarrollo del proyecto.

6. Gastos de publicidad y difusión del proyecto, siempre que se justifique que no hay vías de difusión alternativas que no tengan coste.

7. Gastos de inscripción a competiciones y cursos de formación asociados a la actividad de la asociación.

El importe de las ayudas se destinará exclusivamente a financiar gastos relacionados con el desarrollo y ejecución de los proyectos seleccionados. En ningún caso se financiarán gastos no relacionados directamente con el objeto del proyecto presentado.

● Se podrá denegar el pago de cualquier concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.

● La Universidad no podrá asumir ingresos de entidades externas por proyectos de asociaciones.

● No se podrá financiar proyectos de la modalidad B) que reciban, respecto de las mismas personas y el mismo tipo de competición, financiación desde otra fuente distinta al Vicerrectorado de Estudiantes.

●De forma específica, no se financiarán:

• Compra de material considerado inventariable/no fungible (ej. libros, revistas, material informático, cámaras de vídeo, cámaras de fotos,…).
• Gastos de manutención no relacionados con la participación de ponentes en conferencias.
• Cátering para organizadores y participantes, cócteles, gastos protocolarios (excepto agua para los ponentes).
• Gastos de consumibles informáticos (cartuchos de tinta, toner…).
• Gastos de creación y mantenimiento de páginas web.
• Gastos relativos a desplazamientos (combustible, manutención y alojamiento) de los miembros de la asociación y cualesquiera otros no relacionados directamente con el proyecto financiado.
• Pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto.
• Gastos de telefonía móvil, Internet o derivados.
• Alquiler de oficinas o locales y otros gastos derivados de la estructura organizativa de las asociaciones. 
• Premios

● En caso de duda sobre la posibilidad de financiación de un gasto o no, contactar previamente a la realización del mismo con el Centro de Orientación a Estudiantes a través del correo electrónico asociaciones@uc3m.es.

1. La justificación económica deberá entregarse en el Registro Electrónico de la Universidad, a través de una solicitud dirigida al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad (Centro de Orientación a Estudiantes), para que quede constancia de la fecha de entrega de la misma. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total concedido.

2. El plazo de entrega de las facturas será máximo 20 días después de haber realizado la actividad. Para las actividades realizadas en la primera quincena del mes de noviembre, el plazo de entrega de facturas se extiende como máximo al 3 de diciembre de 2024. 

3. El abono de las facturas lo realizará directamente la Universidad a través de sus servicios económicos, siempre que las facturas cumplan todos los requisitos que aparecen recogidos en el artículo 13, apartado B de esta convocatoria. No se admitirán:

• Facturas por importe superior al aprobado en la convocatoria.
• Pago parcial de una factura, de importe o remanente superior al que les quede, a fin de agotar un posible remanente final del importe aprobado en la convocatoria.

4. No se abonará ningún concepto por adelantado. Los pagos se abonarán contra factura.

5. Los proyectos aprobados en la convocatoria tendrán exención de pago por el uso de los espacios de la Universidad. En la solicitud deberá indicar el uso del espacio y su descripción Su uso quedará pendiente de la confirmación del permiso y la disponibilidad del espacio, en el momento de hacer la reserva.

6. Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Centro de Orientación a Estudiantes para la gestión del proyecto y resolución de dudas (e-mail: asociaciones@uc3m.es).

A) Obligaciones de Gestión

1. Si por algún motivo justificado la fecha prevista para la realización del proyecto se modificara, deberá comunicarse a través del correo asociaciones@uc3m.es en el momento en que se tome la decisión de trasladar la actividad de un semestre a otro. Pasado el 30 de junio, todos aquellos proyectos previstos para el primer semestre que no se hayan realizado y respecto de los cuales no se haya comunicado su cambio de fecha perderán la financiación concedida.

2. En el caso de haber solicitado financiación para la participación en competiciones supeditadas a la superación de fases eliminatorias previas, será necesario presentar el resultado de las mismas (clasificación/no clasificación) 

3. Solicitar la autorización y el uso de espacios según lo recogido en la “Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013”. Ante cualquier duda pueden contar con el asesoramiento, si lo precisarán, de los técnicos del Centro de Orientación a Estudiantes. En el formulario de reserva de espacio se debe especificar el nombre del proyecto y marcar la opción “Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos de Asociaciones de Estudiantes”.

4. Proporcionar la información adicional del proyecto que demande la Comisión de Evaluación.

5. Una vez realizada la actividad, se debe elaborar una memoria final del proyecto donde se recoja la información sobre la organización y desarrollo, objetivos conseguidos, conclusiones, posibles mejoras y difusión realizada, en el plazo máximo de dos meses desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 30 de noviembre de 2024.

6. Se podrá proponer por parte del Vicerrectorado la realización o repetición del proyecto presentado en otros eventos organizados por la Universidad.

B) Obligaciones Económicas.

1.Para que la Universidad pueda abonar las facturas relativas a los proyectos aprobados, éstas tienen que respetar las siguientes normas: Ser emitidas a nombre de la Universidad Carlos III de Madrid, CIF: Q-2818029-G, dirección: Calle Madrid nº 126, Getafe (28903) Madrid. No podrán ir en ningún caso a nombre de la asociación o persona responsable del proyecto.

2. Llevar el sello y la firma identificada de la empresa emisora, así como su NIF, nº de factura, dirección del empresario o profesional y del destinatario, lugar y fecha de emisión (año 2024). No se abonarán facturas con fechas correspondientes a otros años presupuestarios.

3. Incluir el I.V.A. desglosado y el IRPF en su caso.

4. En el caso de que la factura lleve cualquier tipo de impuesto, éste será gestionado por la Universidad, lo que supondrá un importe de gasto superior al reflejado en la factura, que será asumido dentro de la financiación concedida al proyecto.

5. No se permitirá la realización de pagos en efectivo para aquellos gastos que vayan con cargo a la financiación concedida. Todos los pagos realizados deberán contar con el justificante de la correspondiente transferencia bancaria o pago realizado con tarjeta de crédito.

6. Las facturas originales deben entregarse a través del Registro Electrónico de la Universidad Carlos III de Madrid, dirigidas al Centro de Orientación a Estudiantes, para que quede constancia de la fecha de entrega de la/s misma/s.

7. La documentación relativa al abono de facturas deberá ser gestionada en un periodo máximo de 20 días desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 31 de julio, para actividades realizadas en el primer semestre, y del 3 de diciembre de 2024 para actividades realizadas en el segundo semestre. Pasadas estas fechas, los proyectos serán desestimados y perderán la financiación concedida.

8. Las obligaciones económicas aparecen explicadas en el anexo I .

Se hará difusión del proyecto presentado por la asociación en los medios de los que dispone la universidad, según se especifica en la web de asociaciones. Para ello la asociación tendrá que enviar la petición de solicitud a través de formulario electrónico, quince días antes del evento, tal y como figura en la web. 

Se deberá hacer constar la colaboración de la Universidad en folletos, carteles, catálogos y cualquier documento o comunicación que se realice para la promoción y difusión de los proyectos seleccionados, incluyendo la siguiente referencia: "Actividad financiada por la Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos de asociaciones de Estudiantes 2024".

La presente Resolución agota la vía administrativa y contra la misma podrá interponerse recurso potestativo de reposición en el plazo de un mes desde el día siguiente a su publicación, conforme a los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, sin perjuicio de su impugnación ante los Juzgados de lo Contencioso-Administrativo, en los términos del artículo 46 de la Ley 29/98, 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso- administrativa, en el plazo de dos meses desde el día siguiente a su publicación. 

ANEXO I.- DOCUMENTO ACLARATORIO SOBRE OBLIGACIONES ECONÓMICAS DE LAS ASOCIACIONES BENEFICIARIAS.

1. Las ayudas concedidas se destinarán exclusivamente a los proyectos desarrollados entre el 15 de enero de 2024 y el 15 de noviembre de 2024, ambos inclusive.
2. La cuantía de la financiación incluye el coste de la adquisición de los bienes o la prestación de los servicios, los impuestos y tasas correspondientes a cada caso.
3. No se atenderán gastos por cuantías superiores a las establecidas en la Resolución definitiva de proyectos seleccionados en la convocatoria.
4. Los gastos emprendidos deberán ser congruentes, cuantitativa y conceptualmente, con lo establecido en el Proyecto presentado.
5. Los beneficiarios de las financiaciones presentarán la justificación económica derivada de los gastos de realización de los proyectos a través del Registro electrónico de la Universidad dirigida al Centro de Orientación a Estudiantes junto a un escrito donde conste:
A. Identificación del responsable-asociación y datos de contacto
B. Nombre del proyecto
C. Breve descripción del gasto
D. Relación de documentos.
6. El plazo máximo de entrega de las facturas será de 20 días desde la realización del proyecto.
7. El pago siempre es posterior a la realización del servicio o adquisición del bien, previa justificación documental. NORMATIVA PRESUPUESTARIA BÁSICA PARA TODAS LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
8. No se abonará ningún concepto por adelantado.
9. No se permitirá la realización de pagos en efectivo para aquellos gastos que vayan con cargo a la financiación concedida. Todos los pagos realizados deberán contar con el justificante de la correspondiente transferencia bancaria o pago realizado con tarjeta de crédito o cualquier otro medio en el que quede constancia electrónica (bizum, paypal..)
10. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total de la financiación concedida.
11. Las fechas de pago se establecen en función de su naturaleza y según la fecha de recepción de los documentos de gasto. El plazo legal máximo de pago para todas las Administraciones Públicas es de 30 días naturales desde la fecha de registro de la factura.
12. Los pagos de las facturas se realizarán por transferencia bancaria.
13. Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Centro de Orientación a Estudiantes para la gestión y resolución de dudas (asociaciones@uc3m.es)
14. La justificación económica siempre será con FACTURAS NORMALES O SIMPLIFICADAS, EMITIDAS A NOMBRE DE LA UC3M, DESGLOSADO EL IVA y CONCEPTO DETALLADO. No se atenderán facturas cuya fecha no corresponda al año 2024.
15. En el caso de realizar compras de bienes a países de la Unión Europea, estas operaciones están sujetas a IVA intracomunitario. De tal forma que la factura entregada no lleva IVA, pero posteriormente el importe del mismo se declara por parte de la Universidad a través de una autoliquidación. Este importe correspondiente a la declaración del IVA intracomunitario será asumido dentro de la financiación concedida al proyecto. Por tanto, se descontará del total de la financiación del proyecto el importe de la factura más el IVA correspondiente aunque no figure en la misma.
16. En las convocatorias de premios y/o concursos, la asociación, debe presentar las bases del premio o concurso y el acta de adjudicación de premiados.
17. Toda factura y/o factura simplificada debe contener, como mínimo, los siguientes datos o requisitos:
○ Numeración
○ Fecha de emisión
○ Identificador del expedidor y el destinatario, debiendo constar:
- Nombre y apellidos o denominación social.
- NIF / CIF atribuido por la Administración Española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la UE.
- Domicilio. Si es no residente debe indicarse la localización del establecimiento permanente.
- Destinatario: Siempre aparecerá como obligado al pago la Universidad Carlos III de Madrid, Calle Madrid, 126, 28903 Getafe CIF: Q-2818029-G.
○ Descripción detallada de la operación o identificación de los bienes y servicios prestados y su contraprestación total. En este último caso expresado en euros, según constancia en la propia factura o según recibo bancario con el cargoderivado de la transacción comercial.
○ En el supuesto de que la operación esté exenta del IVA una referencia al precepto correspondiente de la Ley del IVA en el que se basa.
○ Las facturas emitidas por un profesional/autónomo sujeto a retenciones del impuesto de actividades económicas llevarán descuento de IRPF, actuando la UC3M como retenedor por este concepto. Será necesario aportar el formulario de Declaración de Actividad de Autónomos si el porcentaje de retención es diferente al 15%. (documento en la página web de asociaciones).
○ Para poder realizar el reembolso del importe de la factura al cesionario se deberá acreditar:
• Justificante de la operación (copia de la transferencia, movimiento de la tarjeta o similar).
• Suministrar los Formulario de datos bancarios (documento página web) para el reembolso de la contraprestación de la factura.
Únicamente se permitirá actuar como cesionarios del gasto el presidente/vicepresidente de la Asociación o el tesorero.
18. Procedimiento de gestión de facturas: Los beneficiarios irán aportando las facturas derivadas de los gastos incurridos en la puesta en marcha de los proyectos. La documentación presentada será examinada y valorada por los responsables del Centro de Orientación a Estudiantes como paso previo al abono de la ayuda, pudiendo requerir las mejoras que estimen necesarias. Será necesario que los proveedores cumplimenten el documento de ALTA TERCEROS (ENLACE WEB). Sin este documento debidamente cumplimentado, no podrá realizarse el pago de la factura. En caso de duda, contactar con el Centro de Orientación a Estudiantes (asociaciones@uc3m.es).
Transporte. Es la cantidad que se abona por la utilización de cualquier medio de transporte público: avión, barco, tren, autobús o taxi. En todo caso se habrá de justificar con las facturas o recibos originales<
●Avión: se necesita billete y tarjetas de embarque originales, así como una nota explicativa del motivo del viaje. Cuando se trate de billetes de avión no será necesario aportar las facturas o tarjetas de embarque si el gasto se ha tramitado por la Agencia Concertada de la Universidad.
● Tren, autobús (billetes y/o facturas originales y nota explicativa del gasto).
● Taxis (Recibo de taxi cumplimentado con datos personales, fecha, desplazamiento, importe, etc. y nota explicativa del gasto).
● NO se pagan gastos derivados del uso del transporte privado (kilometraje y gasolina).
● En el caso de alojamiento en hoteles y/o albergues, se requiere en todos los casos factura original del establecimiento y nombres y apellidos de los huéspedes.