Compras, Servicios

La gestión económica de todos los gastos de la Universidad se tramita a través del sistema Universitas XXI Económico. Este sistema tiene diferentes módulos, en concreto los módulos utilizados para la gestión de gastos son:

• Justificantes de gasto (registro de facturas y similar).
• Docuconta (elaboración de documentos contables).

¿Vas a adquirir un bien o contratar algún servicio por valor inferior a 5.000 € (sin IVA)?

En estos casos puedes utilizar un procedimiento Asimilado a Caja Fija, con el fin de agilizar la tramitación, realizando los siguientes pasos:

1. Recuperar la factura electrónica en el módulo Justificantes de Gasto (en caso de factura en papel (pdf) tendremos que registrarla en dicho módulo).
2. Dar conformidad electrónica a la factura que emite la empresa contratada.
3. Generar el documento contable si tu Servicio/Departamento tiene una Unidad Tramitadora asignada.

Todos los expedientes tramitados por esta vía se pagarán en un plazo inferior a una semana desde su validación por la Oficina Económica correspondiente.
 

¿Vas a adquirir un bien o contratar algún servicio por valor inferior a 15.000 € (sin IVA)?

En este caso tienes que iniciar un procedimiento desde la Sede Electrónica conocido como Contrato Menor, salvo en los siguientes casos:

• Compras o servicios con empresas concertadas (ver apartado Empresas concertadas).
• Compras o servicios de importe menor a 5.000 € sin IVA por el procedimiento Asimilado a Caja Fija.

Este proceso se realiza mediante los siguientes pasos:

1. Tener mínimo tres ofertas distintas y realizar la contratación con una de ellas.

Para ello, disponemos de un procedimiento electrónico a través del cual se genera el documento con los datos necesarios para formalizar la contratación (Resolución de contratación menor) y se adjuntan 3 ofertas. Puedes acceder desde el siguiente enlace:

• Procedimiento electrónico de inicio de contratación. 🔒

2. Una vez realizado el paso anterior, la empresa contratada tendrá que presentar la factura electrónica del bien adquirido o del servicio prestado a través de FACe (en casos excepcionales se podrá presentar en papel a través del Registro de la Universidad).

NOTA: Para facilitar a las empresas la tramitación de las facturas electrónicas, previamente se les tendrá que facilitar el código de Unidad Tramitadora FACe correspondiente. Documento de códigos FACe para empresas.

3. Una vez recibida la factura tendremos que:

     3.1. Recuperar la factura electrónica en el módulo Justificantes de Gasto e imputar el gasto (en caso de factura en papel (pdf) se registrará previamente en dicho módulo)

     3.2. Dar Conformidad a la factura que emite la empresa contratada, electrónicamente desde el propio Justificante de Gasto, o través del siguiente formulario: 

• Formulario modelo de conformidad con la factura. 🔒

4. Subir la siguiente Documentación:

• La factura en pdf firmada por el responsable (en caso de NO ser factura electrónica)
• El documento de Conformidad con la factura (si no se hace electrónicamente).
• Acta de inventario cuando proceda según el siguiente formulario.  
  • Acta de Inventario. 🔒