El objetivo de esta información es facilitar la organización de tus viajes de investigación. Aquí te explicamos cómo gestionar la reserva de billetes y alojamiento, asegurando siempre el cumplimiento de la Normativa.
Existen dos vías principales para la contratación de billetes y alojamiento:
Opción 1: A través de la Agencia de Viajes Concertada (Recomendada)
La forma más sencilla y directa de gestionar tus reservas es utilizando nuestra agencia de viajes concertada. Esto te asegura el cumplimiento de la Normativa y la imputación correcta del gasto sólo en dos pasos:
- Envía tu solicitud de reserva directamente a la agencia a través del formulario on-line 🔒.
- La agencia gestionará tus billetes y alojamiento siguiendo las directrices establecidas.
Opción 2: Gestión Particular (Reembolso de Gastos)
Si prefieres realizar las reservas por tu cuenta, es posible, pero es fundamental que solicites la previa autorización económica del Responsable del Proyecto: asegúrate de que la persona responsable de tu proyecto de investigación te autoriza previamente comprobando la elegibilidad del gasto y la disponibilidad de saldo en el proyecto. Si en el momento de la liquidación de los gastos del viaje no hubiera disposición de fondos en el proyecto, el reembolso de los gastos no se podría realizar.
Reembolso de Gastos:
- El importe de tus billetes y alojamientos contratados de forma particular será reembolsado junto con el resto de gastos incurridos en el viaje una vez que presentes la liquidación completa a tu regreso.
- Todos los importes a justificar y reembolsar por viajes de trabajo están sujetos a la Normativa interna de la Universidad y a las directrices específicas de la entidad que financia el proyecto.
- Viajar con la agencia concertada
1.- Antes de Viajar.
El personal de la Universidad tendrá que solicitar la previa autorización de comisión de servicios a través del siguiente formulario antes de viajar y reservar el viaje:
2.- Solicitar reserva a la agencia concertada.
Envía los datos del viaje A TRAVÉS DEL SIGUIENTE FORMULARIO de Reserva de Viaje de Proyecto de Investigación.
Una vez recibida tu solicitud será atendida directamente a tu correo electrónico desde la Agencia.
3.- Después del viaje.
Para percibir las dietas devengadas y los gastos ocasionados, rellena la siguiente solicitud según lo establecido en las Normas básicas de gestión:
Una vez firmada la Liquidación enviar junto con la comisión de servicio autorizada y los justificantes de gastos en archivo pdf a través del formulario que corresponda:
- Viajar contratando individualmente
1.- Antes de Viajar.
El personal de la Universidad tendrá que solicitar la previa autorización de comisión de servicios a través del siguiente formulario antes de viajar y reservar el viaje:
2.- Después del viaje.
Para percibir las dietas devengadas y los gastos ocasionados, rellena la siguiente solicitud según lo establecido en las Normas básicas de gestión:
Una vez firmada la Liquidación enviar junto con la comisión de servicio autorizada y los justificantes de gastos en archivo pdf a través del formulario que corresponda:
- Viajar personal externo
Los gastos por desplazamiento originados por personal externo a la Universidad debidamente justificados, se equipararán al régimen de dietas establecidas para el personal de la Universidad del Grupo II, con las mismas condiciones de contratación y justificativas.
Excepción: los gastos de manutención sólo se abonarán hasta el importe de dieta correspondiente previa presentación de justificación documental del gasto realizado con factura/ticket. Y si la persona es empleado/a públicos/as de otras administraciones se exigirá presentación de la comisión de servicios autorizada por el órgano competente de su entidad.
En el caso del reembolso de gastos de viaje en el marco de un proyecto de investigación la persona externa tendrá que formar parte del equipo/grupo de investigación o bien, asistir como ponente de un congreso o actividad similar.
Este personal gozará de seguro de viajes siempre y cuando su viaje se gestione por la Agencia de viajes contratada por la Universidad.
Los alojamientos por asistencia o participación a un evento en un Campus de la Universidad, se reservarán con carácter general lo más cercano a dichas ubicaciones.
Para la tramitación de estos gastos tendrá que:- Rellenar el documento Conformidad y propuesta de pago 🔒 que firmará el personal investigador principal.
- Rellenar la liquidación de gastos de viaje: Liquidación de gastos de viajes y dietas. 🔒
- Enviar a través del siguiente formulario los documentos de los apartados 1 y 2 anterior: