Reglamento de Organización y Funcionamiento del Servicio de Biblioteca

Reglamento de Organización y Funcionamiento del Servicio de Biblioteca, aprobado por Acuerdo de la Junta de Gobierno, en su sesión 3/97, de 17 de junio de 1997 (modificado por Acuerdo del Consejo de Gobierno 3/2002, en su sesión de 15 de noviembre de 2002, publicado en: Boletín Oficial Universidad Carlos III de Madrid nº18-02/2 de 31-12-2002; y por Acuerdo del Consejo de Gobierno, en su sesión de 14 de septiembre de 2023, publicado en: Boletín Oficial Universidad Carlos III de 25-9-2023).

Artículo 1.- Descripción del Servicio.

La Biblioteca de la Universidad Carlos III de Madrid es un servicio de apoyo a la docencia, el estudio y la investigación, mediante la gestión y difusión de documentación e información.

La Biblioteca está constituida por todos los fondos bibliográficos y documentales de la Universidad, cualquiera que sea su soporte y con independencia de su procedencia, de la iniciativa y el procedimiento para su adquisición y del concepto presupuestario aplicado para ésta.

Artículo 2.- Objetivos.

Corresponde a la Biblioteca de la Universidad garantizar la disponibilidad de la información y de la documentación necesarias para el desarrollo del estudio, la docencia, la investigación y restantes actividades desarrolladas en la Universidad Carlos III de Madrid, y a tal efecto:

Gestiona los fondos bibliográficos y documentales propios, de acuerdo con las disposiciones del presente reglamento.

Facilita el acceso de la comunidad universitaria a la información bibliográfica y documental disponible en otras Bibliotecas y Centros de Documentación.

Prepara, organiza y gestiona la realización de actividades y la edición de publicaciones sobre el régimen de acceso a sus servicios.

La Biblioteca de la Universidad actúa en nombre de ésta en cuantos programas y convenios se suscriban por la misma, así como en cuantas redes y sistemas de información decida integrarse, a los efectos en uno y otro caso de mejorar y potenciar las actividades propias, conforme a este Reglamento, de dicha Biblioteca.

Artículo 3.- Autoridad académica responsable de la Biblioteca de la Universidad.

El Servicio de Biblioteca de la Universidad realiza sus funciones bajo la superior dirección y la coordinación del Rector o, en su caso, Vicerrector en quien delegue, a quien corresponde:

    Proponer a los órganos de Gobierno general de la Universidad las propuestas de resolución o de disposición que deban ser adoptadas por aquéllos y que afecten a la organización y funcionamiento del Servicio de Biblioteca de la Universidad.
    Supervisar la ejecución de las resoluciones y vigilar por el cumplimiento de las disposiciones que adopten los órganos de Gobierno de la Universidad y que afecten a la organización y funcionamiento del Servicio de Biblioteca de la Universidad.
    Presidir la Comisión de Biblioteca.
    Establecer las directrices, planificar y coordinar con carácter general el funcionamiento del Servicio.
    Cualesquiera otras que el presente Reglamento u otra disposición le atribuya.

Artículo 4.- La Comisión de Biblioteca.

La Comisión de Biblioteca es el órgano colegiado de participación en la planificación, desarrollo y gestión de la Biblioteca de la Universidad.

Corresponde a la Comisión de Biblioteca informar:

    La modificación del presente reglamento y la aprobación y modificación de las normas que lo desarrollan.
    Las directrices generales de la política bibliotecaria que comprende, entre otras, la política general de adquisiciones, la de préstamo y los criterios y recomendaciones generales para la elaboración y distribución de su presupuesto.
    La Memoria anual de la Biblioteca.
    Cualquier otra cuestión que le someta su presidente.
    Cualquier cuestión relacionada con el Servicio. No podrá denegarse dicha información cuando la soliciten un 20% de los miembros de la Comisión.
    Las demás que le reconozcan el presente reglamento o se le atribuyan por los Órganos de Gobierno general de la Universidad.

La Comisión está compuesta por:

    Presidente: el Rector o Vicerrector en quien delegue, de acuerdo con lo previsto en el artículo anterior.
     Vocales:
    El Gerente de la Universidad.
    Los Decanos y Directores de Escuela Politécnica Superior, o Vicedecanos o Subdirectores, en quienes deleguen.
    Un representante de cada uno de los Departamentos de la Universidad.
    Un representante de los Institutos Universitarios por cada uno de los Campus en los que se organiza la Universidad.
    Los Directores de Bibliotecas de Campus.
    Un representante de la Delegación de Estudiantes de cada uno de sus Centros.
    Un representante del personal de administración y servicios de la Biblioteca.
    Secretario: el Director del Servicio.

Podrán asistir con voz pero sin voto el asesor jurídico de la Universidad, y cualesquiera otras personas que sean invitadas por la Presidencia de la Comisión, por razón del interés o cualificación en los temas sometidos a consideración.

La Comisión funciona en pleno o en comisiones. Las comisiones son creadas por la Comisión a propuesta de su Presidente y tendrán las funciones que se deleguen por la Comisión.

Artículo 5.- Estructura del Servicio de Biblioteca de la Universidad.

La Biblioteca de la Universidad se estructura como un sistema de Bibliotecas centrales, una por Campus, con dirección propia en cada una de ellas y con dirección y coordinación técnica única.

Para poder cumplir su misión la Biblioteca dispondrá de una plantilla suficiente, una organización racional de los Servicios Técnicos, las instalaciones adecuadas y un presupuesto específico.

Artículo 6.- El Director del Servicio de Biblioteca de la Universidad.

El Director del Servicio de Biblioteca de la Universidad, es el responsable de la gestión y funcionamiento del Servicio de Biblioteca.

Director del Servicio tiene las siguientes competencias:

    Dirigir, organizar y gestionar el Servicio, de acuerdo con las disposiciones y directrices que al efecto aprueben los órganos de gobierno académico de la Universidad y, específicamente la autoridad académica responsable del servicio.
    De acuerdo con las directrices establecidas por la Gerencia, y en el marco descrito en el párrafo anterior, desarrollar la política de recursos humanos del personal adscrito al servicio.
    Proponer los gastos de su competencia.
    Facilitar la información que le solicite la Comisión o su Presidente.
    Elaborar la memoria anual del Servicio de Biblioteca.
    Las funciones propias de la Secretaría de la Comisión.
    Preparar las reuniones de la Comisión.
    Dentro de las Directrices que con carácter general fije la autoridad académica responsable del servicio, el Director podrá participar en representación del mismo, en reuniones de carácter técnico o profesional.

Artículo 7.- Los Directores de las Bibliotecas de Campus.

Los Directores de las Bibliotecas de Campus serán responsables de su gestión y funcionamiento, de acuerdo con las directrices que al efecto dicte la Dirección de la Biblioteca de la Universidad.

Corresponde al Director de la Biblioteca de Campus las siguientes funciones:

    Organizar y supervisar las tareas del personal adscrito a la Biblioteca de Campus.
    Procurar el buen funcionamiento de los servicios que presta la misma.
    Colaborar con los diferentes usuarios del Servicio para garantizar un adecuado tratamiento técnico y  acceso a los fondos bibliográficos.
    Recopilar y transmitir a la Dirección de la Biblioteca Universitaria los datos estadísticos y de gestión, y los informes que ésta establezca.
    Recoger, analizar y, en su caso, informar las propuestas, sugerencias y reclamaciones que presenten los usuarios del servicio.
    Desempeñar cualquier otra función que le asigne la Dirección de la Biblioteca Universitaria.

Artículo 8.- La Junta Técnica de la Biblioteca de la Universidad.

La Junta Técnica es un órgano de carácter consultivo y asesor de la Dirección de la Biblioteca de la Universidad, que estará compuesta por: el Director del Servicio, los Directores de Biblioteca de Campus y los Jefes de Área o de Sección.

Corresponde a la Junta Técnica asesorar a la Dirección de la Biblioteca de la Universidad en todas aquéllas cuestiones de carácter técnico y régimen interno, unificando criterios y estableciendo las directrices necesarias para el correcto funcionamiento de la Biblioteca de la Universidad.

La Junta Técnica se reunirá al menos una vez al mes, convocada por la Dirección o a iniciativa de la mitad más uno de sus miembros.

Artículo 9.- Funciones de la Biblioteca de la Universidad.

Corresponde a la Biblioteca de la Universidad desarrollar, conforme a las directrices emanadas de la Dirección de la Biblioteca, las siguientes funciones:

• La coordinación, control y gestión de las partidas presupuestarias asignadas a la Biblioteca, la gestión administrativa del personal y de la infraestructura necesaria para el funcionamiento del servicio.
• El mantenimiento y seguimiento del sistema informático que da soporte a la Biblioteca, la propuesta de mejoras y ampliaciones del Servicio a la Dirección de la Biblioteca de la Universidad, así como la promoción y planificación de la incorporación de las tecnologías de la información a las actividades propias del servicio.

La constitución, desarrollo y gestión del fondo bibliográfico y documental de la Universidad y tal efecto, en todos los siguientes aspectos:

• La adquisición de fondos y documentos, incluyendo la elaboración del Programa de Desarrollo de la Colección, las actividades dirigidas a la efectiva incorporación de unos y otros, el control de las partidas presupuestarias dedicadas al efecto y la evaluación de la colección.
• Las actividades de catalogación y clasificación de los fondos bibliográficos y documentales, con independencia del soporte y la modalidad de adquisición; la coordinación y el mantenimiento de la base de datos bibliográfica, y la preparación física de fondos y documentos.
• La restauración y conservación de los fondos y documentos, así como la elaboración del Programa de Conservación y Restauración que lo regule.
• La facilitación a los usuarios de los recursos de información internos y externos que permitan las tareas de estudio, docencia e investigación, comprendiendo:

-Salas de trabajo que permitan, dentro de un ambiente apropiado, el acceso, la consulta y el estudio de los fondos y documentos.

-Acceso a documentos: el préstamo interno, que permita que los usuarios dispongan de los documentos por un tiempo determinado, exceptuando los no prestables; y el préstamo interbibliotecario, que permita la localización y obtención de documentos no existentes en la Biblioteca, bien en régimen de préstamo o reproducción, siempre dentro de las normas legales vigentes.      

-Referencia e información bibliográficas para información a los usuarios sobre los servicios que presta la Biblioteca de la Universidad, recursos de información no existentes en la propia Biblioteca, y realización de programas de formación de usuarios que faciliten el acceso de éstos a los servicios de la Biblioteca.

La Biblioteca de la Universidad podrá constituir centros de Documentación especializados y fondos especiales en las áreas que la Universidad considere de interés para la Institución.

Artículo 10.- Usuarios de la Biblioteca.

Son usuarios de la Biblioteca de la Universidad.

• El personal docente e investigador de la Universidad Carlos III de Madrid.
• Las personas que tengan la condición de alumnos de cualesquiera de las actividades docentes impartidas por la Universidad.
• Los antiguos alumnos.
• El personal de administración y servicios de la Universidad.
• Todas aquellas personas que no estando en cualquiera de las situaciones descritas en los apartados anteriores, cumplan con los requisitos que establezca el Consejo de Dirección de la Universidad.

Artículo 11.- Derechos.

Los miembros de la Comunidad Universitaria y demás sujetos que puedan acceder a la condición de usuario tienen los siguientes derechos:

• Acceder en condiciones razonables a la consulta y estudio de los fondos y documentos bibliográficos que constituyen la Biblioteca de la Universidad, así como a los demás servicios que preste la Biblioteca.
• La prestación de los servicios de Biblioteca durante períodos de tiempo y horarios orientados a satisfacer, en la mayor medida de las disponibilidades, las necesidades de los usuarios.
• Disponer de espacios y medios destinados al desarrollo de actividades individuales y de grupo por los usuarios.
• Recibir información, asesoramiento y colaboración en la localización y acceso a fuentes bibliográficas y documentales.
• Recibir la formación básica para la utilización de cada uno de los servicios.
• Recibir una atención eficiente y correcta por parte del personal de la Biblioteca.

Artículo 12.- Deberes.

Los usuarios del Servicio de Biblioteca tienen los siguientes deberes:

• Respetar la integridad y el estado de las instalaciones de la Biblioteca de la Universidad, así como de las infraestructuras y de los fondos y documentos que la componen, utilizándolos para los fines que le son propios, y observar la debida diligencia que evite la generación de situaciones de riesgo para los mismos.
• Cumplir las indicaciones del personal y las disposiciones que regulen los distintos servicios de la Biblioteca y, en especial, la normativa reguladora de préstamo, de fondos y documentos.
• Colaborar con los servicios de Biblioteca para mantener el correcto funcionamiento del servicio.
• Omitir las conductas que pudieran menoscabar la prestación del servicio de Biblioteca o perturbar el estudio, la lectura y la consulta.
• Abstenerse de utilizar servicios o prestaciones a las que no se esté autorizado a acceder.

Artículo 13.- Utilización del Servicio.

La utilización del servicio de Biblioteca se efectuará con estricta sujeción a los deberes establecidos en este Reglamento y en la Normativa de préstamo y demás normas reguladoras.

Artículo 14.- Medidas.

Cualquier actuación de los usuarios disconforme con la normativa de Biblioteca facultará a la Universidad, según la entidad y la trascendencia de la actuación, para la adopción de alguna de las siguientes medidas de ejecución inmediata:

• Advertencia sobre uso indebido del servicio en que se haya incurrido.
• Expulsión del usuario de las instalaciones de la Biblioteca.
• Suspensión del uso del servicio de Biblioteca que podrá ser indefinida o temporal, esta última con una duración máxima de un año.

Sin perjuicio de lo que respecto de la aplicación de la medida de suspensión ante concretas actuaciones se dispone en los artículos siguientes, con carácter general esta medida podrá ser adoptada en los siguientes supuestos:

    La suspensión indefinida, cuando de la conducta del usuario se derive un riesgo grave para el funcionamiento del servicio, la integridad de las instalaciones o de los fondos y documentos bibliográficos, en tanto no cese dicho riesgo o cuando se incumplan los plazos de devolución de fondos o documentos bibliográficos. En este último supuesto se levantará la suspensión cumplido el período de sanción que establezca la normativa de préstamo vigente, desde que se reintegren las obras o el usuario proceda a su reposición.
    Procederá, en todo caso, la adopción de la medida de suspensión indefinida cuando la actuación de que se trate haya sido realizada mediando violencia, coacción, cualquier tipo de fraude o falsificación documental o aprovechando una situación de necesidad o emergencia.
    La suspensión temporal, por el incumplimiento, no comprendido en los párrafos anteriores, de los deberes de los usuarios o de las normas reguladoras de los servicios que presta la Biblioteca de la Universidad.
    Todas las medidas adoptadas se anotarán en el registro de usuarios de la Biblioteca.

Artículo 15.- Responsabilidad.

Las medidas se adoptarán para asegurar la eficaz prestación del servicio de Biblioteca y evitar los daños, alteraciones o menoscabos de las instalaciones, infraestructuras y fondos bibliográficos.

Consiguientemente se adoptarán sin perjuicio de la imposición de las sanciones que procedan en el ámbito disciplinario, de las responsabilidades de orden penal o de las tendentes al resarcimiento de daños e indemnización de perjuicios.

Artículo 16.- Alteración del orden de la Biblioteca.

Las conductas que determinen alteraciones del orden de la Biblioteca, tales como el uso de móviles u otros aparatos, el incumplimiento de la prohibición de fumar, del deber de silencio y, en general, cualesquiera otras conductas que originen alteraciones o perturbaciones darán lugar a la medida de expulsión de la Biblioteca. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá al personal de Biblioteca.
La reiteración, por una sola vez, de las conductas indicadas en el apartado anterior dará lugar a la medida de suspensión por un período de hasta tres meses. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá al personal de Biblioteca.

Las ulteriores reiteraciones de estas conductas darán lugar a la medida de suspensión por un período de tres meses hasta un año. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Comisión de Biblioteca.

Cuando las conductas antes indicadas sean realizadas por usuarios externos darán lugar a la medida de expulsión de la Biblioteca y comunicación a su centro de procedencia a los efectos procedentes. La adopción y ejecución de la medida corresponderá a la Dirección de la Biblioteca o personal que esta designe.

Artículo 17.- Contravenciones que originen daños o deterioros.

1. Cuando las conductas originen daños de menor entidad, simples deterioros o menoscabos que no impidan la utilización de las instalaciones, mobiliario o infraestructuras de la Biblioteca o bien sean debidas a simple negligencia, darán lugar a la medida de suspensión de hasta tres meses. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá al personal de Biblioteca.

2. Cuando las conductas originen daños de entidad, o que inhabiliten para su utilización por un período considerable los elementos antes mencionados, o exijan su reposición, darán lugar a la medida de suspensión de tres meses hasta un año. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Comisión de Biblioteca.

3. Cuando las conductas antes indicadas sean realizadas por usuarios externos, darán lugar a la medida de expulsión de la Biblioteca y comunicación a su centro de procedencia a los efectos procedentes. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Dirección de la Biblioteca o personal que esta designe.

4. Las medidas se adoptarán sin perjuicio de la obligación de reparación del daño causado.

Artículo 18.- Intentos de sustracción.

La sustracción que quede frustrada, de no mediar manipulación del libro o fondo bibliográfico, dará lugar a la medida de advertencia a que se refiere el artículo 14.1. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá al personal de Biblioteca.
La reiteración de la conducta descrita en el apartado anterior dará lugar a la medida de suspensión de hasta tres meses. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá al personal de Biblioteca.

La ulterior reiteración dará lugar a la medida de suspensión de tres meses hasta un año, que podrá transformarse en indefinida de reiterarse nuevamente la conducta. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Comisión de Biblioteca.

La sustracción que quede frustrada, cuando medie manipulación del libro o fondo bibliográfico, dará lugar a la medida de suspensión de tres meses hasta un año, sin perjuicio de reparación del daño causado. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Comisión de Biblioteca.

La reiteración de la conducta descrita en el apartado anterior dará lugar a la medida de suspensión indefinida. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Comisión de Biblioteca.

Cuando las conductas antes indicadas sean realizadas por usuarios externos, darán lugar a la medida de expulsión de la Biblioteca y comunicación a su centro de procedencia a los efectos procedentes. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Dirección de la Biblioteca o personal que esta designe.

Artículo 19.- Extravío, destrucción o deterioro de fondos bibliográficos.

Las conductas que por simple inobservancia de los deberes de cuidado originen el extravío, la destrucción o el deterioro de fondos bibliográficos, darán lugar a la medida de suspensión hasta la reposición del fondo o, en su caso, reparación del daño causado. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá al personal de Biblioteca.
Las conductas que deliberadamente causen el extravío, la destrucción o el deterioro de fondos bibliográficos, darán lugar a la medida de suspensión de hasta tres meses sin perjuicio de la obligación de reposición del fondo o, en su caso, reparación del daño causado. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá al personal de Biblioteca.

Cuando las conductas antes indicadas sean realizadas por usuarios externos, darán lugar a la medida de expulsión de la Biblioteca y comunicación a su centro de procedencia a los efectos procedentes. La adopción y ejecución de esta medida corresponderá a la Dirección de la Biblioteca o personal que esta designe.

Artículo 20.- Normas de actuación.

1. Las medidas se adoptarán previa audiencia del interesado. La de expulsión sólo requerirá el previo apercibimiento por el personal de Biblioteca.
2. La medida de suspensión temporal podrá ser sustituida, con el consentimiento del interesado, por la prestación de trabajos en beneficio de la comunidad universitaria durante el tiempo y condiciones que para cada caso se establezca por la Comisión de Biblioteca. En el supuesto de suspensión indefinida la sustitución exigirá la previa ponderación de los intereses en presencia por la Comisión de Biblioteca.

3. La determinación del plazo de duración de la medida de suspensión se efectuará con un criterio de proporcionalidad, atendiendo a la gravedad del hecho, al daño producido y a las circunstancias que hayan rodeado la conducta.

Artículo 21.- Reposición de daños causados.

En cualquier caso, el usuario responsable de la desaparición, extravío, destrucción o deterioro de los fondos y documentos bibliográficos, o de los medios de acceso a los mismos, o de daños a las instalaciones e infraestructuras deberá reparar los daños y perjuicios causados, reponiendo los bienes y caso de no ser posible sufragando los costes que ello origine.
Una vez determinado por la Comisión de Biblioteca el importe de los daños y perjuicios se comunicarán al usuario responsable para su satisfacción dentro del plazo que al efecto se le confiera, quedando, de no llevarse a cabo, expedita la vía judicial.

Artículo 22.- Comisión delegada.

La Comisión de Biblioteca podrá constituir una Comisión Delegada para la adopción y ejecución de las medidas que le atribuye el presente reglamento.