Novedades de colaboración en Documentos de Google
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Una de las mayores ventajas de Documentos de Google es que permite trabajar de manera colaborativa y en tiempo real en un mismo documento. Las nuevas herramientas de colaboración hacen más sencillo incluir información interactiva directamente en tus documentos y mejoran el flujo de trabajo.
Menú Insertar: Fechas y Desplegables
Si despliegas el menú insertar verás que aparecen nuevos elementos de uso común muy útiles.
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Fechas
El primero es fechas y nos permite insertar fechas a partir de un calendario desplegable, elegir el formato y usar atajos con @ para incluir directamente el día de hoy, ayer o una fecha concreta. Además, permite reservar una reunión en Google Calendar directamente.
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Desplegables
Permite insertar menús desplegables en el documento. Incluye un par de ellos predefinidos (Estado del proyecto y Estado de la revisión) pero más interesante resulta la posibilidad de crear desplegables personalizados, adaptados a las características de tu proyecto o incluso que sirvan para recabar información de los colaboradores del documento.
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Elementos de Creación
También dentro del menú insertar encontramos los Elementos de Creación. Consisten en tablas pre formateadas con un función específica.
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Notas de Reunión
Permite crear de forma rápida un set de notas para una reunión, ya sea presencial u online, asociada a un evento en Calendario de Google. Incluye accesos rápidos mediante chips inteligentes de fecha, evento de calendario y de usuario.
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Borrador de correo
Ideal cuando hay que redactar de manera colaborativa el contenido de un email: comparte el documento con tus colaboradores para que revisen y añadan texto con el modo “sugerencias” de Documentos de Google.
Cuando la redacción sea definitiva, puedes enviar el email directamente desde el mismo Documento.
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Otras tablas
El menú Elementos de creación ofrece otras tablas que puedes adaptar rápidamente a tus necesidades organizativas. Piensa en ellas como un punto de partida para dar forma a tu documento.
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Menú arroba @
Con el nuevo menú arroba @ disponemos de un atajo para insertar rápidamente todo tipo de información en nuestros Documentos de Google.
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Mención especial a los chips inteligentes relativos a Usuarios, Archivos y Eventos de Calendario de Google, que no sólo aportan información, sino que constituyen enlaces y nos permiten interactuar con estos elementos desde el propio Documento.
Emojis
Ahora, además de la posibilidad de hacer comentarios y sugerencias de redacción sobre el texto, también podemos utilizar emojis para expresarnos sobre los contenidos de los documentos, agilizando la comunicación y colaboración.
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Conclusión
Las nuevas herramientas de Documentos de Google permiten colaborar de manera aún más fácil y rápida, mejorando el flujo y el rendimiento de los grupos de trabajo.
Desde el Servicio de Informática y Comunicaciones os animamos a probar la potencia y flexibilidad que os ofrecen e integrarlas en vuestros hábitos de trabajo.
5 de julio de 2022
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid
- Inserta chips inteligentes que aportan datos e interactividad a tus Documentos de Google.
- Utiliza el nuevo menú arroba @ para acceder rapidamente a información y enlaces relevantes.
- Incluye reacciones rápidas mediante emojis.