Novedades de colaboración en Documentos de Google

Una de las mayores ventajas de Documentos de Google es que permite trabajar de manera colaborativa y en tiempo real en un mismo documento. Las nuevas herramientas de colaboración hacen más sencillo incluir información interactiva directamente en tus documentos y mejoran el flujo de trabajo.

Menú Insertar: Fechas y Desplegables

Si despliegas el menú insertar verás que aparecen nuevos elementos de uso común muy útiles.

 

 

 

 

Fechas

El primero es fechas y nos permite insertar fechas a partir de un calendario desplegable, elegir el formato y usar atajos con @ para incluir directamente el día de hoy, ayer o una fecha concreta. Además, permite reservar una reunión en Google Calendar directamente.

 

 

 

 

 

Desplegables

Permite insertar menús desplegables en el documento. Incluye un par de ellos predefinidos (Estado del proyecto y Estado de la revisión) pero más interesante resulta la posibilidad de crear desplegables personalizados, adaptados a las características de tu proyecto o incluso que sirvan para recabar información de los colaboradores del documento.

 

 

 

 

Elementos de Creación

También dentro del menú insertar encontramos los Elementos de Creación. Consisten en tablas pre formateadas con un función específica.

 

 

 

Notas de Reunión

Permite crear de forma rápida un set de notas para una reunión, ya sea presencial u online, asociada a un evento en Calendario de Google. Incluye accesos rápidos mediante chips inteligentes de fecha, evento de calendario y de usuario.

 

 

Borrador de correo

Ideal cuando hay que redactar de manera colaborativa el contenido de un email: comparte el documento con tus colaboradores para que revisen y añadan texto con el modo “sugerencias” de Documentos de Google.

Cuando la redacción sea definitiva, puedes enviar el email directamente desde el mismo Documento.

 

 

 

Otras tablas

El menú Elementos de creación ofrece otras tablas que puedes adaptar rápidamente a tus necesidades organizativas. Piensa en ellas como un punto de partida para dar forma a tu documento.

 

 

Menú arroba @

Con el nuevo menú arroba @ disponemos de un atajo para insertar rápidamente todo tipo de información en nuestros Documentos de Google.

 

Mención especial a los chips inteligentes relativos a Usuarios, Archivos y Eventos de Calendario de Google, que no sólo aportan información, sino que constituyen enlaces y nos permiten interactuar con estos elementos desde el propio Documento.

Emojis

Ahora, además de la posibilidad de hacer comentarios y sugerencias de redacción sobre el texto, también podemos utilizar emojis para expresarnos sobre los contenidos de los documentos, agilizando la comunicación y colaboración.

Conclusión

Las nuevas herramientas de Documentos de Google permiten colaborar de manera aún más fácil y rápida, mejorando el flujo y el rendimiento de los grupos de trabajo.

Desde el Servicio de Informática y Comunicaciones os animamos a probar la potencia y flexibilidad que os ofrecen e integrarlas en vuestros hábitos de trabajo.

5 de julio de 2022
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid