Reunión Anual SDIC 2016

Una vez al año nos reunimos todos los integrantes del Servicio de Informática y Comunicaciones de los distintos campus y unidades. Estas reuniones ofrecen una oportunidad única para reforzar la visión conjunta del SDIC y charlar con los compañeros que, por cuestiones geográficas o funcionales, no interactuamos a diario.

Presentación de Dirección

Nuestro director José Luis Hernández Fernández realizó un recorrido sobre los cambios organizativos internos que han tenido lugar en el SDIC en el último año como son:

• Creación del área de Administración Electrónica/BPM y el área de Servicios en Nube para adaptarnos a las necesidades internas de la UC3M.
• Dependencia directa del SDIC de Gerencia.

La parte central de la presentación versó sobre los principios que debemos aplicar en el desarrollo de nuestra labor como SDIC: la orientación al usuario y liderar la transformación IT de la institución. Mostrando como ejemplo el trabajo del Government Digital Service británico encargado de liderar la transformación digital gubernamental de una forma ágil y dinámica.

Estos principios estamos aplicándolos ya:

• Internamente: mediante el uso de nuevas herramientas de colaboración
• Externamente: con iniciativas como las consultorías, rediseño de procesos, transferencia de tecnología o nuestro renovado catálogo de servicios

Finalmente se compartieron las principales líneas de trabajo que ocuparán a cada área del SDIC en los próximos meses para el conocimiento general por parte de todos los miembros del servicio.

Presentación Orientación al Usuario

Germán Rodríguez Vergara centró su presentación en el principio de Orientación al Usuario en dos vertientes concretas: ofrecer soluciones a nuestros usuarios y comunicarnos con ellos.

Tomando como inspiración una entrevista a Tony Fadell, CEO y Fundador de Nest, se desarrollaron algunas de las ideas que debemos tener en cuenta en el desarrollo de cualquier solución para nuestros usuarios, como son:

• Solventar las frustraciones del usuario que el desarrollador no es capaz de detectar por sus conocimientos y hábito.
• Realizar soluciones simples que permitan hacer las tareas de forma más sencilla.
• Ofrecer soluciones para necesidades, no productos técnicos.
• No dar por sentado que la solución técnica utilizada hasta el momento es la mejor, y considerar alternativas aunque supongan un pensamiento alternativo que parezca un cambio radical.
• En un sector como el de la tecnología, es necesario reinventarse a uno mismo cada día para poder satisfacer las expectativas que hay de nosotros.

A continuación compartimos la estrategia de comunicación implantada en el SDIC en el último año basada en el uso de nuevos canales como nuestra cuenta de twitter @sdic_uc3m, el calendario de paradas programadas, y las dos secciones principales de nuestra renovada web sdic.uc3m.es: el Catálogo de servicios y la sección de Novedades; y como coordinamos la generación y publicación de cada tipo de contenido mediante un panel de Trello compartido con miembros de todas las áreas.

Talleres Comunicación y Colaboración en el SDIC

Para ofrecer un punto de vista más práctico a los asistentes, se realizaron un par de demostraciones de cómo trabajamos aplicando los principios comentados hasta el momento.

Inés Tovar Martínez compartió con nosotros de forma práctica y amena como elaborar una ficha para el catálogo de servicio que sea útil para el usuario incluyendo la redacción de la información pública, la generación de formularios para recoger las peticiones de servicios y la automatización necesaria para el volcado de dichas peticiones de forma estructurada en nuestra herramienta de ticketing.

Juan José Rodríguez Buleo nos mostró cómo mejorar la productividad y coordinación mediante el uso de eventos en el servicio Calendarios conjuntamente con las plantillas preparadas para recoger actas de reunión.

Esta forma de trabajo reune en un único punto toda la información que necesitan los asistentes antes, durante y después de la reunión, y la acogida por parte de otras unidades de la Universidad con quienes estamos colaborando así está siendo muy positiva.

Exposición del Gerente de la UC3M

Para concluir, Juan Manuel Moreno, Gerente de la UC3M, nos ofreció su percepción sobre el trabajo desarrollado por el Servicio de Informática y Comunicaciones en el último año, destacando los avances en la apertura y transparencia del SDIC hacia el resto de la Universidad y una reflexión sobre cómo los cambios que se están produciendo en el entorno universitario nos obligarán a adaptarnos, tanto en el mundo físico como virtual.

15 de abril de 2016
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid