Aprobación de documentos en Google Docs, Sheets y Slides

La nueva función de aprobación de documentos de Google Docs, Sheets y Slides permite mantener el control sobre el resultado final en documentos que precisan colaboración, supervisión y aprobación.

Todo el proceso se desarrolla en el entorno de Google Workspace for Education, permitiendo una gestión cómoda y segura, que incluye las siguientes medidas de seguridad:

• Los pasos del proceso se guardan en un histórico, permitiendo conocer en todo momento si el documento ha sido o no aprobado y quién ha realizado la aprobación.
• Todos los participantes en el proceso de revisión y aprobación son notificados de los cambios y ediciones realizados.
• El proceso de aprobación es igual para Google Docs, Sheets y Slides
• Usuarios con acceso a esta funcionalidad: PAS / PDI con cuentas activas y Alumnos matriculados en alguna asignatura de Aula Global en el curso actual.

Proceso de Aprobación de un documento

1. Acceder a la ventana Aprobaciones, desde el menú Archivo/Aprobaciones
2. Solicitar Aprobación: se despliega un cuadro de diálogo, desde donde puedes:

• Elegir uno o varios responsables de aprobación.
• Incluir un texto con instrucciones.
• Añadir fecha de entrega.
• Chequear “Permitir a los responsables de aprobación editar este artículo”. En caso contrario, sólo se comparte en modo “comentador”, de forma que no podrá modificar directamente el documento.
• Chequear “Bloquear archivo antes de enviar la solicitud de aprobación” Esta opción impide que otros usuarios con permisos de acceso puedan editar el contenido o añadir comentarios antes de que sea aprobado.

NOTA: Si no eliges está opción, ten en cuenta que por defecto, los documentos permanecen desbloqueados hasta haber sido aprobados.

Estado del proceso de aprobación

Mientras el archivo está pendiente de aprobación, podemos ver el estado en la ventana Aprobaciones, indicando que está pendiente. Además podemos cambiar al responsable de la aprobación, añadir nuevos responsables y añadir comentarios.

Al aprobarse el documento, este queda automáticamente bloqueado, asegurando su integridad (Sólo los editores pueden desbloquear el documento).

Una vez aprobado, el emisor puede ver en la ventana de Aprobaciones la fecha de aprobación, responsable aprobador y los comentarios (opcionales) que haya incluido al aprobar el documento.

Multiples aprobaciones  e histórico

Si fuera necesario, el emisor puede iniciar una nueva aprobación. En caso de que se realicen varias aprobaciones, hay un histórico al que se accede desde la ventana Aprobaciones, ( “Hay versiones aprobadas de este archivo / Visualizar”)

Punto de vista del responsable de la aprobación

• El Aprobador es notificado mediante correo electrónico (u otro tipo de notificaciones, según la configuración de notificaciones en Google Drive)
• Las notificaciones incluyen un link directo al documento.
• Si el solicitante ha incluido una fecha de entrega, el responsables de aprobación recibirá notificaciones avisando de que está próximo el vencimiento.
• El responsable de aprobación puede aprobar el documento, rechazar la aprobación, comentar o editar el documento -dependiendo de los permisos de edición que tenga-.
• En caso de haya varios responsables de aprobación, el documento no se considera aprobado hasta haber sido aprobado por todos ellos.

Casos de Uso

Con esta nueva función, se simplifica el flujo de trabajo en la elaboración de documentos colaborativos que precisen supervisión, dentro del entorno seguro de Google Workspace for Education.

Resulta especialmente útil para la redacción de documentación oficial, convocatorias, etc, que impliquen colaboración entre redactores y responsables de distintos departamentos  y servicios.

Es preciso tener presente que la aprobación de documentos de Google no sustituye en ningún caso a los procesos de aprobación oficial de documentos públicos, sino que constituye una herramienta de elaboración previa.

11 de enero de 2022
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid