Portal de eventos

eventos.uc3m.es recoge toda la agenda de actividades organizadas por las distintas áreas de la Universidad para su difusión tanto a través del portal eventos.uc3m.es como de otros medios.

La plataforma proporciona así mismo herramientas para la organización de los eventos como la gestión de inscripciones, aforos o la comunicación con los inscritos entre otros.

Características principales

• Soporte para eventos con y sin página web propia
• Español e inglés
• Posibilidad de crear una página web propia para el evento
  • Plantilla con Imagen institucional ya establecida
  • Plantilla adaptativa para correcta visualización en cualquier dispositivo
  • Editable fácilmente desde la propia plataforma sin conocimientos de web
  • Integración de twitter
  • Soporte para mapas con múltiples lugares
  • URL corta del estilo eventos.uc3m.es/go/
• Herramientas de organización
  • Gestión de inscripciones y aforos
  • Soporte de múltiples tipos de inscripción
  • Comunicación con los inscritos
• Difusión
  • Cuadro en www.uc3m.es con los próximos eventos
  • Diseñado para mejorar el posicionamiento en buscadores
  • Integración en agenda de la CRUE para eventos con página propia
• Basado en la plataforma comercial Symposium

Destinatarios

• Departamentos
• Servicios administrativos
• Institutos

La publicación de eventos está actualmente delegada en distintas áreas para evitar esperas y dotar de mayor autonomía a los organizadores.

Departamentos e Institutos

De forma general el Servicio de Comunicación Institucional es el encargado de difundir a través de la plataforma los eventos organizados por los distintos departamentos.

Aquellos departamentos o institutos que lo deseen, y previa aprobación por parte del Servicio de Comuncación Institucional, pueden asumir la labor de publicación en la plataforma de todos los eventos bajo su responsabilidad de forma autónoma.

Para aquellos eventos académicos que por su envergadura o relevancia sea necesaria una página web propia en la plataforma, el Servicio de Biblioteca ofrece soporte en su diseño. 

Servicios Administrativos

Cada Servicio administrativo puede designar a un número reducido de organizadores de eventos.

Aquellos Departamentos e Institutos que por su volumen de actividad quieran publicar en el portal de Eventos UC3M de forma autónoma, deberán solicitarlo a petición de su Director a través del siguiente FORMULARIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIÓN AUTÓNOMA DE EVENTOS PARA DEPARTAMENTOS E INSTITUTOS

Una vez conseguido el permiso pueden designarse a las personas encargadas de la publicación de Eventos a través del siguiente FORMULARIO DE ALTA / BAJA DE PUBLICADORES EN EVENTOS UC3M

Sólo el Director de Departamento o Instituto y los organizadores de eventos ya dados de alta pueden solicitarlo.

Es necesario tener en cuenta que, al asumir la publicación de eventos se asume también el compromiso de mantener la información actualizada, por lo que los contenidos de los eventos subidos a la plataforma serán responsabilidad del área en cuestión.

Para aquellos eventos académicos que por su envergadura o relevancia sea necesaria una página web propia en la plataforma, el Servicio de Biblioteca ofrece soporte en su diseño. 

Tenga en cuenta que desde que se recibe la solicitud de un evento hasta que este se pueda publicar existe un plazo mínimo de 10 días.  

Formulario de solicitud de soporte para la creación de eventos

Cada Servicio administrativo puede designar a un número reducido de organizadores de eventos, a través del siguiente FORMULARIO DE ALTA / BAJA DE PUBLICADORES EN EVENTOS UC3M

Sólo el Director de Servicio y los organizadores de eventos ya dados de alta pueden solicitarlo.

Con Google Meet podrás organizar webminars con hasta 500 participantes y sin límite de tiempo siguiendo estos pasos. NO es necesario que los asistentes tengan cuenta de Google, por lo que podrá participar cualquier persona que tenga un navegador web y conexión a Internet. Tampoco es necesario que tengan cámara ni micrófono.

Si el organizador (quien crea el evento en Calendar) es PDI con cuenta activa, podrá además grabar el seminario que quedará almacenado en su Google Drive.

Recomendamos que además del organizador, otra persona colabore aceptando a las personas que vayan solicitando unirse, o respondiendo a los mensajes de chat, para evitar distracciones a los ponentes.

Pasos previos

Crea el evento

Crea la página para tu evento como sueles hacer en eventos.uc3m.es. Ten en cuenta que para enviar las invitaciones al seminario web sólo a los asistentes, debes utilizar la gestión de inscripciones de la plataforma.

Si deseas que cualquier persona en Internet pueda conectarse al evento, no es necesario que configures la gestión de inscripciones.

Reserva la sala de videoconferencia para el evento

• Abre tu Google Calendar
• Crea una reunión el día/hora del webminar con los siguientes datos:
  • El título del webminar
  • Pulsa sobre el botón "Añadir videollamada de Google Meet" y a continuación sobre el botón de "Configuración" (rueda dentada) que aparece junto al botón de la videollamada.
  • Asegurate que en la configuración de la videollamada aparece acceso rápido habilitado.
  • Añade al evento como invitados SÓLO al resto de ponentes o colaboradores que vayan a ayudar en la organización del webminar, NO al público. Estas personas recibirán por correo electrónico la invitación para unirse.
  • En las notas del evento podrás adjuntar archivos o documentos que quieras poner a disposición de los asistentes y organizadores.
  • Guarda el evento
• En el evento en Google Calendar aparece una dirección web del tipo meet.google.com/abc-defg-hij que deberás hacer llegar al público para que pueda conectarse al webminar.

Facilitar a los asistentes la dirección para conectarse al webminar

Cualquier persona que tenga la dirección de la sala de Meet podrá solicitar entrar en la misma, por lo que basta con distribuir la dirección entre todos los invitados. Utilices el método que utilices, te recomendamos que notifiques la dirección de la sala de videoconferencia con antelación suficiente.

Te sugerimos las siguientes alternativas:

Sin inscripción necesaria

Si quieres hacer pública la sala del webminar para que cualquiera pueda conectarse (límite 500 asistentes por sala), te recomendamos que publiques en la página web de tu evento en eventos.uc3m.es con antelación suficiente la dirección de la sala de Meet que puedes consultar en el evento del calendario.

Con inscripción

Para hacer llegar el enlace sólo a los inscritos, puedes utilizar la función de gestión de Inscripciones de Symposium.

Accede a la edición de tu evento, y dentro de "Inscripciones > Enviar correo asistentes" selecciona a quienes deseas enviar el correo (por ejemplo, Todos los asistentes, o sólo los confirmados), y redacta el correo. Dentro del mismo incluye la dirección de la sala de videoconferencia que aparece en el evento en Google Calendar para que se conecten a ese enlace el día y hora del evento.

Iniciar el webminar

El organizador que ha convocado el evento debe conectarse a la sala con antelación suficiente para configurar la misma. Recomendamos que sea al menos 30 minutos antes del evento.

También deberán conectarse a la sala previamente el resto de ponentes y colaboradores que ayuden en la organización para asignarles los permisos adecuados.

Configura la sala

El organizador debe pulsar en el icono "Controles del organizador" (escudo) en la esquina inferior derecha de Meet. Recomendamos establecer la siguiente configuración para que sólo puedan participar con audio y video las personas que el organizador designe como anfitriones:

• Gestión de anfitriones: habilitado
• Permitir a todo el mundo
  • Compartir su pantalla: deshabilitado
  • Enviar mensajes de chat: habilitado
  • Activar su microfono: deshaibilitado
  • Activar su video: deshabilitado
• Acceso rápido: habilitado 

A continuación el organizador debe pulsar sobre el botón de "Personas". A través de dicho panel podrá ver los asistentes a la reunión. Cuando aparezcan el resto de organizadores y ponentes, deberá pulsar sobre el botón de "Opciones" que aparece junto a su nombre y convertirlos en anfitriones, para que ellos sí puedan mostrar su cámara y micrófono, o gestionar la videoconferencia.

Todos los anfitriones podrán ir cambiando los permisos de participación de los asistentes durante el desarrollo del webminar si lo consideran necesario.

Acepta las peticiones de unión del público

Según vaya intentando acceder el público a la sala aparecerán en el panel de personas. Los anfitriones podrán aceptar individualmente a cada persona que solicite acceder o aceptar todas las solicitudes de acceso en bloque pulsado en el botón "Admitir a todos". Recomendamos que algún colaborador no ponente sea designado también anfitrión y se encargue de esta tarea.

En la carpeta: eventos.uc3m.es - Información para publicadores (Accesible únicamente para PAS/PDI con su cuenta UC3M), los publicadores tienen a su disposición:

• Manual de la plataforma Symposium
• Instrucciones adicionales aplicables a la UC3M de obligado cumplimiento