Cómo funciona. Procedimiento de gestión de las comunicaciones

La presentación de la información incluida en el ámbito material de este Reglamento
se podrá realizar por cualquiera de los siguientes medios:

a) Por escrito, a través de, entre otros:

• Correo postal.
• Formulario web del canal interno de información.

b) Verbalmente:

• Por vía telefónica.
• Mediante el sistema de mensajería de voz.
• Reunión presencial, que tendrá lugar a solicitud de la persona informante, dentro del plazo máximo de siete días.

Al presentar la información, la persona informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones. También podrá renunciar a la recepción de cualquier comunicación por parte de la Universidad como consecuencia de la información.

La presentación de la información por parte de la persona informante no concede, por sí misma, la condición de persona interesada en el procedimiento.

La información puede ser presentada de forma anónima. En este caso, se utilizará el canal interno de información - buzón anónimo (enlace directo).

Las personas que hayan comunicado información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que, posteriormente, hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas en la Ley, tendrán derecho a la protección que la misma contiene.

En un plazo no superior a siete días naturales, se acusará recibo de la recepción de la información, a menos que la persona informante no haya incluido sus datos de contacto o haya expresamente renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que por parte de la Universidad se considere que el acuse de recibo pueda comprometer la protección de la identidad de dicha persona.

Si la información se envía a través de la plataforma electrónica del canal interno, el acuse de recibo se formaliza por el sistema en el mismo momento del envío correcto de la información. 

Registrada la información, se procederá a realizar un proceso previo de valoración de la comunicación remitida, comprobando si los hechos o conductas que en ella se exponen se encuentran dentro del ámbito de aplicación material y personal de este reglamento y si la misma cuenta con indicios razonables de veracidad.

En un plazo no superior a diez días hábiles desde la recepción de la comunicación, el o la Responsable del Sistema interno adoptará alguna de las siguientes decisiones:

a) Inadmitir la comunicación, lo que tendrá lugar en alguno de los siguientes casos:

1. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud, falta de fundamento, sean notoriamente falsos o carezcan de soporte mínimo probatorio.

2. Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de alguna infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de este reglamento. En ese caso, se dará traslado al órgano competente.

3. Cuando existan indicios racionales de haberse obtenido la información mediante la comisión de un delito. En este último caso, además, se informará al Ministerio Fiscal.

4. Cuando las conductas estén siendo o hayan sido ya investigadas por la Universidad, la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la policía judicial.

5. Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual se hayan concluido las correspondientes actuaciones, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto. 

b) Admitir a trámite la comunicación. 

c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a intereses financieros de la Unión Europea. 

d) Remitir, en el plazo de diez días, la comunicación a la autoridad, entidad y organismo que se considere competente para su tramitación.

La decisión que se adopte se comunicará a la persona informante, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

En el plazo de cinco días hábiles desde la admisión a trámite de la comunicación, se notificará este hecho a la persona afectada por la información, junto con una sucinta relación de los hechos. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de alguna prueba.

En dicha notificación, también se le informará a la persona afectada del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito en el plazo de diez días hábiles, así como de la información relativa al tratamiento de sus datos personales. 

En ningún caso se comunicará a la persona/s afectada/s la identidad de la persona informante ni se dará acceso a la comunicación. 

Durante las actuaciones de gestión, el o la Responsable del Sistema llevará a cabo todas las diligencias que considere oportunas para el esclarecimiento de los hechos contenidos en la comunicación, así como la solicitud de informes, en su caso, a los órganos afectados.

La persona afectada por la información tendrá acceso al expediente, antes de la finalización de las actuaciones de gestión, por el plazo de diez días hábiles.

La persona afectada por la información podrá ser oída de nuevo en cualquier momento antes de la terminación de las actuaciones.

El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta a la persona informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la entrada en registro de la información. 

Cualquiera que sea la decisión, se comunicará a la persona afectada, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima, y a la persona informante.

En caso de especial complejidad, el plazo podrá ampliarse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. Dicha ampliación deberá ser notificada a la persona informante y, en su caso, a la persona afectada, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima.

Las decisiones adoptadas por el o la Responsable del Sistema interno no serán recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso administrativa, sin perjuicio del recurso administrativo o contencioso que pudiera interponerse frente a la eventual resolución que ponga fin al procedimiento sancionador que pudiera incoarse con ocasión de los hechos relatados.