Nueva Política de Cuentas

Servicio de Informática y Comunicaciones
Nueva Política de Cuentas

YA EN VIGOR LA NUEVA POLÍTICA DE CUENTAS

DESDE EL 1 DE MARZO DE 2024

DESDE EL 4 DE MARZO DE 2024 PARA CUENTAS PAS / PDI

El incremento exponencial del almacenamiento en la nube que se inició durante la pandemia del COVID 19, ha llevado a las plataformas de servicios cloud y servicios multimedia en la nube a modificar sus condiciones comerciales, dejando de ofrecer almacenamiento ilimitado. Esto afecta a todas las plataformas en las que tenemos archivos almacenados en la nube.

Mantener nuestros archivos siempre disponibles en la nube implica un gran consumo de energía y las correspondientes emisiones a la atmósfera. El uso de Google Drive por parte de la UC3M supone una huella de carbono de ámbito 3 de 2,08 tCO2e mensuales (media de los últimos 6 meses) según estimaciones facilitadas por el proveedor, suponiendo el 68% de la huella de carbono atribuible al uso por parte de la UC3M de la plataforma Google Workspace. La aplicación de la política de cuotas supondrá una reducción de más de un 60% de nuestro almacenamiento con el consiguiente impacto en nuestra huella de carbono.

Por estos motivos, la UC3M se ve obligada a redefinir la política de cuentas y almacenamiento en la nube que ofrece a sus usuarios.

Nuevas Cuotas y Carencias

	Nueva cuota	Nueva carencia (en meses)
PAS/PDI/Externos	200 GB	1+6
Estudiantes	50 GB	Finalización del curso académico
Antiguos Estudiantes	1 GB	6 + 6 + 6 + …
Genéricas	10 GB	6 + 6 + 6 + …

Fechas y Proceso de transición

1 de enero al 28 de febrero: Regularización voluntaria	Durante este periodo, los usuarios deberán adecuar el espacio de almacenamiento en sus cuentas al establecido en la nueva política, según su colectivo de pertenencia
1 de marzo de 2024: Entrada en vigor de la nueva política de cuentas	Se hacen efectivas las nuevas cuotas de almacenamiento y nuevos periodos de carencia
1 de abril de 2024: Regularización forzosa	Los datos que excedan el límite de almacenamiento establecido en la nueva política, podrán ser borrados de tu cuenta

Consecuencias de superar la cuota

A partir del 1 de marzo de 2024, fecha de entrada en vigor de la nueva política de cuentas, si tu cuenta supera el límite de almacenamiento asignado, se aplicarán las siguientes limitaciones:

Drive: NO podrás subir o crear documentos en Drive
Documentos compartidos: NO podrás colaborar en documentos compartidos en Drive, tales como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios, ni los demás podrán colaborar en los documentos que tú hayas compartido
Formularios de Google: NO podrás responder a formularios de Google, ni se podrán enviar los formularios que tú hayas creado
Meet: NO podrás grabar reuniones nuevas en Google Meet
GMail: SÍ podrás enviar y recibir correos en Gmail

Cómo adaptarse

Para facilitar la transición a la nueva política de cuentas, la Universidad llevará a cabo las siguientes medidas, a las que tendrás acceso desde esta página web:

Campaña de comunicación: con mensajes vía email e instrucciones precisas a lo largo del periodo de transición.
Artículos informativos: con instrucciones y consejos para gestionar los contenidos almacenados en tu cuenta.
Fichas de servicio de cuentas actualizadas: recogiendo las nuevas características.

Próximamente se pondrá así mismo a disposición del personal nuevos servicios de almacenamiento compartido:

Google Drive - Unidades compartidas: permitirán a departamentos, servicios administrativos y grupos de investigación disponer un almacenamiento común de hasta 10TB con un coste de 3.000€/año aproximadamente.
Google Cloud Storage gestionado - Bucket de almacenamiento: permitirá a las estructuras organizativas y de investigación disponer de una almacenamiento de archivos en la nube.
Así mismo, se está redefiniendo el servicio Drive Común, para adaptarlo a la nueva situación.

Preguntas frecuentes - Estudiantes

Migración de contenido de la cuenta de la universidad a cuenta personal

Mediante el servicio Google Takeout puedes extraer todos los datos de tu cuenta Google UC3M y exportarlos en formatos estándar. En este artículo se explica el proceso y sus características.

Preguntas frecuentes - Antiguos alumnos

¿Por qué la cuenta de GMail personal gratuita me da 15GB y la de antiguo alumno UC3M 1GB?

Una cuenta Google personal y una cuenta Google UC3M tienen características y condiciones contractuales totalmente distintas. Por ejemplo la cuenta UC3M no muestra publicidad, tenemos acuerdos de privacidad de nivel empresarial, y es administrada, contando con el soporte del equipo de seguridad y tecnología de la Universidad.

La Universidad te ofrece mantener la dirección aún habiendo finalizado tus estudios para que puedas conservar si lo deseas cierta vinculación con nosotros, mantener tus contactos, ciertos archivos que quieras conservar o realizar trámites y gestiones con la Universidad.

Si lo deseas puedes descargar la información de tu cuenta, utilizando el servicio takeout.google.com para extraer tus datos. En este artículo se explica el proceso y sus características.

¿Como antiguo alumno puedo contratar almacenamiento adicional?

No.

A día de hoy no es posible contratar almacenamiento adicional por parte de un particular directamente a Google y asignarlo a una cuenta titularidad de la Universidad.

La Universidad tampoco puede a día de hoy ofrecer servicios IT de pago a particulares.

Preguntas frecuentes - Personal y Colaboradores

En mi cuenta personal tengo datos que no son míos sino de mi departamento o servicio

Dispondremos de servicios específicos para almacenar los datos de tu departamento o servicio. Se están ultimando los preparativos de los mismos y se comunicarán tan pronto se terminen de definir.

¿Cómo afecta la cuota al servicio Drive Común / Drives departamentales / Unidades de equipo de Drive que ya tenía como Departamento / Servicio / Grupo de investigación?

El nuevo servicio “Google Drive: Unidades compartidas” sustituye a los servicios Drive Común / Unidades departamentales / Unidades de equipo de Drive que han dejado de ofrecerse. Próximamente contactaremos con los clientes de estos servicios para realizar la migración al nuevo modelo.

¿Cómo afecta la cuota al almacenamiento asociado a Grupos de Trabajo / Consejos y Comisiones?

Los servicios Grupos de Trabajo, Consejos y Comisiones están siendo redefinidos para adaptarse a la finalización del almacenamiento ilimitado.

Te adelantamos que la cuota se establecerá en 10 GB para cada uno de ellos a través del servicio “Google Drive: Unidades compartidas”

Se ha comenzado la adaptación con las cuentas individuales que suponen el grueso del almacenamiento en la UC3M. En una fase posterior contactaremos con los clientes de los actuales Grupos, Consejos y Comisiones para migrar al nuevo modelo.

¿Qué ocurre con los archivos de mis antiguos colaboradores que ya no están en la Universidad?

Aquellos archivos que sean propiedad de trabajadores o colaboradores externos que ya no estén en la Universidad pero a los que sigue teniendo acceso alguien de la Universidad van a ser conservados. Es decir, si alguien tiene acceso a un elemento de Drive, lo va a seguir conservando.

Esta medida no es de aplicación a alumnos o a cuentas que se den de baja con posterioridad a la entrada en vigor de la nueva política. Cada responsable debe asegurar la correcta transferencia de toda la información importante para la organización antes de la salida de un trabajador / colaborador.