Espacios de Google Chat

Es posible que ya te hayas percatado del nuevo icono de Espacios que aparece en la barra lateral izquierda de tu bandeja de entrada de Gmail. Debería aparecer por defecto, pero en caso contrario sigue estas indicaciones para habilitar Google Chat en tu interface de Gmail.

Los Espacios de Google Chat son un sistema de trabajo para grupos pequeños que engloban en un único entorno todas las necesidades de comunicación, organización y acceso a documentos compartidos.

Es importante no confundir los Espacios con las “Conversaciones en grupo” de Google Chat, que carecen de sus características. Aquí se explican las diferencias entre ambos.

Características y Funciones

Por su sencillez y opciones es ideal para organizar y trabajar en grupos pequeños pues permite tener en un mismo entorno toda la información, comunicación y documentos comunes que tiene que manejar el equipo de trabajo. 

Los Espacios se organizan en tres pestañas:

Chat

Un entorno de comunicación para todos los participantes. Los mensajes del chat tienen las siguientes funcionalidades:

• Pueden incluir formato, emoticonos, archivos adjuntos y enlaces a Google Meet. Además pueden editarse y eliminarse.
• Se pueden organizar en conversaciones, similares a los hilos de correo electrónico.
• Se pueden enviar mensajes individuales a los participantes desde el mismo Espacio, clicando sobre su icono o nombre.
• Puedes enviar un mensaje desde el chat a tu bandeja de entrada de Gmail.
• Puedes configurar las opciones de notificaciones.

Archivos

Permite enlazar documentos directamente desde Google Drive o desde tu PC.

• Los archivos se comparten con todos los miembros del Espacio en el chat, y puedes elegir los permisos de acceso (ver, comentar o editar) habituales cuando compartes documentos de Google.
• Además, los Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios y Slides de Google se pueden previsualizar directamente desde la pestaña Archivos.

Tareas

• Permite añadir tareas de Google Tasks y asignarlas a un miembro concreto.
• Cada vez que se crea, se asigna o se resuerve una tarea, se notifica automáticamente en el chat.
• Las tareas asignadas a una persona aparecen en su calendario y en su listado de tareas.

Administrar Espacios

El creador de un Espacio de Google Chat se convierte automáticamente en el administrador del mismo. Los administradores se identifican en el chat y en la lista de miembros con un icono de un diamante  junto a su nombre

Funciones exclusivas del administrador son:

• Quitar y añadir participantes.
• Asignar o quitar el rol de administrador a otros miembros del Espacio.

Gracias a su capacidad para reunir en un único interface la comunicación y gestión de documentos y a su integración con el resto de herramientas de Google (Gmail, Tasks, Meet, Documentos, etc) los Espacios de Google Chat permiten más agilidad a la hora de trabajar en equipo que el tradicional correo electrónico.

Organiza tu próximo grupo de trabajo a través de los Espacios de Google Chat y benefíciate de su sencillez y potencia.

19 de abril de 2022
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid