Nuevas funciones para controlar cambios y versiones en Sheets y Docs

A partir de este mes, será posible tanto consultar el historial de una celda de Google Sheets como comparar un documento con otro y ver sus diferencias. Te contamos más sobre estas mejoras a continuación.

Mostrar el historial de una celda en Google Sheets

Esta opción te permitirá ver fácilmente el historial de edición de una celda, incluyendo quién hizo la última edición, cuándo se realizó esa edición y el valor anterior de la celda.

Si hay varios colaboradores trabajando en una hoja de cálculo, es muy importante tener un seguimiento de las ediciones realizadas, es necesario saber qué cambios se han realizado, quién los ha realizado y por qué. Por eso esta herramienta es fundamental para aquellos grupos en los que se trabaje de forma común sobre los mismos ficheros.

Cuando no existía esta funcionalidad, había que abrir el historial de “Últimas modificaciones” para comprobar quién modificó una celda y cuándo se hizo. Con esta herramienta se mostrará rápidamente una información detallada sobre la celda en cuestión, quién editó, cuándo y el valor anterior.

¿Cómo funciona?

1. Haga clic derecho en cualquier celda y seleccione "Mostrar historial de edición" en el menú desplegable.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo que le mostrará:
   1. El último usuario que realizó una edición directa en la celda.
   2. Una marca de tiempo de la edición
   3. El valor anterior y el valor actual de la celda.
   4. Teclas de flecha en la esquina superior derecha que alternan entre las ediciones

Sin embargo, no todos los cambios serán visibles a través de este historial. No se mostrarán ni las filas o columnas agregadas o eliminadas, ni el cambio de formato de una celda ni los cambios realizados por fórmulas.

En el caso de Google Docs se ha introducido la posibilidad de comparar dos documentos de Google, mostrar las diferencias como sugerencias. De esta forma, si utilizas documentos distintos para versiones distintas, podrás ver los cambios entre las versiones.

Esta funcionalidad puede ser utilizada por profesores, para comparar distintas versiones entregadas de una misma práctica por ejemplo.

También puede ser útil para quien redacte contratos o acuerdos en Google Docs poder ver qué términos han cambiado de una versión a otra.

¿Cómo funciona?

1. Abre cualquier Google Doc: éste se convertirá en su documento "base", por lo que a lo mejor es conveniente cambiar su nombre.
2. En la barra de herramientas, seleccione Herramientas -> Comparar documentos.
   1. En la nueva ventana de diálogo, haga clic en Elegir documento para seleccionar el segundo Google Doc que queremos comparar.
   2. En el campo "Diferencias de atributos para", introduzca el nombre del usuario que será etiquetado como el autor de las ediciones sugeridas.
3. Seleccione Comparar.

Tras esto, se generará un nuevo documento que muestra todas las ediciones sugeridas existentes entre ambos documentos. Los propietarios del documento y aquellos con acceso de edición pueden usar esta función para comparar documentos.

25 de julio de 2019
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid