Organiza y reserva tutorías con Google Calendar

Google Calendar es una potente herramienta usada intensivamente en la UC3M para organizar nuestro trabajo, reuniones y clases. Seguramente ya conozcas su funcionalidad “horas disponibles”, con el que puedes indicar los huecos libres en tu horario para que otras personas puedan concertar citas contigo.

Pues bien: Google acaba de presentar su nueva funcionalidad “Calendario de citas” que sustituirá progresivamente a “horas disponibles”, y que añade nuevas características que la convierten en la herramienta ideal para gestionar las tutorías entre profesores y alumnos entre otros posibles usos.

Nuevas Características De “Calendario De Citas”

Ahora podrás:

Usar tu propia página de reserva de tutorías

• Puedes generar y compartir una página de reserva con los horarios disponibles para tutorías, organizados en distintas agendas.
• Cualquier estudiante puede reservar una tutoría usando su cuenta de correo UC3M.
• Tu página de reserva se actualiza automáticamente para evitar conflictos con otros eventos de tus calendarios.

Recibir notificaciones de las tutorías por correo electrónico

• Recibirás una confirmación de cada reserva y correos de actualización.
• Los estudiantes que reserven una tutoría contigo también recibirán un recordatorio automático por correo electrónico.

Elegir tutorías presenciales u online

• Presenciales: puedes indicar la ubicación de la tutoría.
• Online: se añadirá automáticamente un enlace de Google Meet a cada reserva.

Personalizar tu disponibilidad para tutorías

• Puedes configurar la posibilidad de reservar una tutoría de forma anticipada o a última hora.
• Puedes determinar el número máximo de tutorías por día.
• Puedes personalizar la ventana de tutoría y añadir excepciones para días concretos.
• Puedes añadir automáticamente un margen de tiempo personalizado entre cada tutoría.
• Puedes recabar información adicional de los estudiantes mediante el formulario de reserva.

Docentes: Cómo crear y compartir agendas de reserva de tutorías

Para poder configurar y crear tutorías es necesario hacerlo desde un ordenador, aunque los alumnos podrán reservar las tutorías desde el móvil a partir del enlace compartido por el profesor.

Usando el botón + Crear / Configurar citas o pinchando en cualquier hueco libre de tu calendario, y eligiendo Configurar citas, podrás crear un Calendario de citas o editar una agenda ya creada.

La funcionalidad “Calendario de citas” debería estar habilitada por defecto en tu cuenta. En caso contrario, utiliza las instrucciones en la ficha de servicio de Calendar para habilitarla: Quiero / Ofrecer citas para tutorías a mis alumnos a través de Google Calendar.

Puedes generar distintas agendas de tutorías, por ejemplo, una para tutorías online y otro para tutorías presenciales, o bien distintas agendas para distintas asignaturas y editarlas como cualquier otro evento de Calendar.

A la hora de crear un nuevo Calendario de citas, podrás configurar multitud de parámetros:

• Puedes limitar las fechas en que están disponibles los distintos horarios. Por ejemplo, un cuatrimestre puedes tener unas disponibilidades y el segundo otras en base a tus clases, etc. “Fechas de inicio y finalización de la ventana de la agenda”.
• Puedes añadir excepciones de horario para días concretos, dentro de la programación “general”.
• Puedes asignar distintos colores a cada agenda, para ayudar a diferenciarlas visualmente en tu Calendario.

Las nuevas citas aparecerán en tu calendario: los huecos disponibles para tutorías aparecen señalizados con una banda vertical, independientemente de que estén o no ocupados por un evento (que puede ser una tutoría o cualquier otro evento de Calendar).

A la hora de compartir los horarios de tutorías con tus alumnos, tienes dos posibilidades:

• puedes compartir tu página personalizada en la que aparecen todas las agendas de tutorías que hayas creado.
• O bien compartir la página de cada agenda concreta, en la que los alumnos podrán reservar directamente el horario que prefieran.

Ambos links pueden compartirse via correo electrónico o bien publicarlo en distintas páginas web, como por ejemplo Aula Global.

 

Alumnos: ¿Cómo reservar tutorías?

• Puedes reservar tutorías directamente desde la url que te proporcione el profesor, bien por email, bien publicando el horario en Aula Global.
• La reserva aparecerá en tu Calendario y recibirás un correo de verificación, y en su caso, correos de actualización.
• Puedes unirte a la reunión directamente desde Calendar, vía Meet, en caso de que sea telemática.

 

 

 

 

En Google Calendar no se pueden programar varios eventos a la misma hora. Si respondes "Sí" o "Quizás" a un evento de Google Calendar, esa franja de tiempo no aparecerá como libre en la página de reserva. Si no puedes ir a una tutoría, por favor, cancélala para que otros alumnos pueden disponer de ese horario.

Gracias a esta nueva funcionalidad de Calendar, profesores y alumnos disponen ahora de una eficaz herramienta para gestionar las reservas de tutorías con gran flexibilidad y transparencia, impidiendo problemas de conflicto entre horarios.

7 de febrero de 2023
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid