Adquisición Equipo Informático

La UC3M está adherida al Sistema Dinámico de Adquisición de equipamiento informático diverso y los servicios asociados (SDA E2301 🡵) del CSUC (Catálogo colectivo de las Universidades de Cataluña).

Esta forma de contratación, recogida en la Ley de Contratos del Sector Público, permite comprar directamente con determinados proveedores homologados o realizar una licitación pública para todas las empresas homologadas.

El SDA ofrece una lista de proveedores homologados en constante actualización y crecimiento durante la vigencia del contrato, de modo que no existe un precio de referencia, sino que cada proveedor puede ofertar el precio que considere más adecuado.

El material informático está catalogado en distintas categorías.

Asociado a cada categoría, algunos proveedores permiten contratar servicios adicionales:

• Servicios básicos: entrega in-situ, desembalado, conexión a la corriente, etc.
• Servicios avanzados: conexión a la red de la UC3M, instalación y configuración de aplicativos, retirada de equipamiento obsoleto y embalajes, etc.

Características y ventajas

• Agilidad en el proceso de contratación.
• Variedad de proveedores certificados con concurrencia de ofertas y abierto a la incorporación continua de nuevos proveedores.
• Variedad de equipos: Equipamiento Apple (Mac, iPad, iPhone), tabletas, equipamiento portátil, portátiles táctiles, equipos de altas prestaciones gráficas, equipos All-in-One, portátiles convertibles, Mini PC, discos duros externos, servidores NAS, teléfonos inteligentes, etc.
• Adquisición de accesorios: Fundas, teclados, ratones, fuentes de alimentación y cables, elementos de conectividad y adaptadores, discos duros , ampliaciones de memoria, pantallas, auriculares, cámaras, dock station, etc.
• Servicios básicos para poner en marcha los equipos (entrega in situ, desembalaje, instalación a la red eléctrica, etc...) y servicios avanzados como copia de datos, mantenimiento y seguro. Precios máximos fijados por los servicios.

Destinatarios

• PTGAS
• PDI

Requisitos

• Ser personal de la UC3M. 
• Presupuesto general o presupuesto de proyectos de investigación.

Para la adquisición de bienes o prestación de servicios, es necesario efectuar invitaciones a las empresas admitidas en aquella categoría que estén acreditadas.

• Solicitud de ofertas a los proveedores homologados: El solicitante debe enviar una solicitud, a los suministradores acreditados, mediante los formularios (compras generales o compras para proyectos de investigación) que encontrará en la sección Quiero de esta misma página. Es necesario solicitar mínimo tres ofertas por cada adquisición de material.
• Remisión de la oferta económica: Las empresas suministradoras acreditadas deberán cumplimentar y remitir una oferta económica, en un plazo de cinco días hábiles contados a partir de la fecha de envío de la invitación. Es necesario guardar los correos remitidos, las ofertas o desistimientos recibidos y las declaraciones responsables, que se deberán aportar al formalizar la aceptación de la oferta de la empresa seleccionada.
• Aceptación formal: Una vez recibidas las ofertas económicas y el resto de documentación indicada en el punto anterior, el solicitante ha de identificar la oferta más ventajosa (mejor relación calidad precio) y acudirá al procedimiento de la Sede 🡵 para continuar con la contratación del material. En este punto se formaliza la aceptación de la oferta de la empresa seleccionada.
• Ejecución del contrato: Siempre que los fabricantes dispongan de stock y sin perjuicio de poder solicitar la reducción de dichos plazos, los plazos máximos de entrega de los equipos se establecen en:
  • Una semana para pedidos de menos de 10 equipos.
  • Dos semanas para pedidos de entre 10 y 50 equipos.
  • Cuatro semanas para pedidos superiores a 50 equipos.
• Una vez recibido el material el contratista remitirá la factura a través de FACE a la Universidad y se procederá al pago.
   

El número de invitaciones variará dependiendo del presupuesto estimado: 

• Compras generales:
  • Hasta 15.000 euros (IVA excluido), se deberá pedir oferta al menos a tres empresas de la categoría correspondiente.
  • Igual o superiores a 15.000 euros (IVA excluido), se deberá pedir oferta a todas las empresas de la categoría a través de una licitación pública que tramitará nuestro Servicio de Contratación 🡵
• Compras para Proyectos de Investigación: 
  • Hasta 50.000 euros (IVA excluido), se deberá pedir oferta al menos a tres empresas de la categoría correspondiente.
  • Igual o superiores a 50.000 euros (IVA excluido), se deberá pedir oferta a todas las empresas de la categoría a través de una licitación pública que tramitará nuestro Servicio de Contratación 🡵

Existe diverso material que no puede ser suministrado a través del SDA del CSUC (SDA E2301 🡵). En este caso has de realizar un procedimiento diferente conocido como Contrato Menor. Este proceso requiere tener mínimo tres ofertas diferentes y realizar la contratación con una de ellas. La uc3m dispone de un procedimiento electrónico a través de la sede 🡵 que te ayudará a realizar dicha contratación. 

A la hora de pedir presupuesto, no te olvides de incluir en tu petición la siguiente información: 

• Entrega in-situ. 
• Desembalaje del equipo.
• Colocación y conexión al enchufe del suministro eléctrico.
• Arranque y verificación de funcionamiento.
• Retirada de embalaje.

Para el caso concreto de las impresoras y multifunciones asegúrate de que sean compatibles con el servicio de impresión en red en modalidad completa 🡵. Los modelos hostbased o impresión por wifi no son compatibles en nuestro entorno. 

En cualquier caso, es importante que antes de comprar, resuelvas todas sus dudas ya que, en la mayoría de los casos, no se admiten devoluciones. Recuerda que puedes plantearnos tus dudas técnicas a través de compras.informatica@uc3m.es

La Dirección Económico Financiera 🡵 puede asesorarte con todas las dudas administrativas y el procedimiento a seguir para poder realizar la compra.

Existen diferentes categorías, dependiendo del material informático que se desee adquirir, tenemos las siguientes categorías:

Categoría 1 - Equipamiento informático con sistemas operativos macOS, iOS y accesorios.
Categoría 2 - Equipamiento informático portátil o convertible y accesorios.
Categoría 3 - Equipamiento informático tabletas o smartphones y accesorios.
Categoría 4 - Equipamiento informático de altas prestaciones gráficas y accesorios.
Categoría 5 - Equipamiento informático mini PC y accesorios.
Categoría 6 - Equipamiento informático All in One y accesorios.
Categoría 7 - Equipamiento informático servidores NAS de sobremesa y accesorios.

Antes de pedir presupuesto, es importante que consultes la relación de empresas de cada categoría junto con el coste de los servicios básicos de puesta en marcha 🡵 (Precisa autenticación con cuenta personal UC3M). Asegúrate de elegir al menos tres empresas que estén acreditadas para prestar dichos servicios. 

Recuerda que es obligatorio contratar los servicios de puesta en marcha básicos (desembalado, conexión al suministro eléctrico, verificación de funcionamiento y retirada de embalaje). Además si quieres adquirir un equipo con sistema operativo de la familia Microsoft, no olvides pedir al fabricante que incluya la licencia OEM.

Una vez tengas claro que necesitas, puedes solicitar presupuesto a través de los siguientes formularios: 

Formulario
Compras generales

Formulario compras Proyectos de investigación

Una vez recibidas las tres ofertas económicas el solicitante ha de identificar la oferta más ventajosa (mejor relación calidad precio) y acudirá al procedimiento de la Sede para continuar con la contratación del material. En este punto se formaliza la aceptación de la oferta de la empresa seleccionada.
 

Procedimiento en SEDE
Compras generales

Procedimiento en SEDE Proyectos de investigación

A la hora de adquirir un equipo tenemos que tener en cuenta que tipo de licencia de sistema operativo queremos adquirir. Si queremos utilizar Windows, según el Acuerdo de Licenciamiento Microsoft, las licencias de Sistemas Operativos únicamente serán de actualización de un sistema operativo previo. Es decir, el equipo informático que se adquiera al proveedor debe disponer de una licencia previa Windows tipo OEM, suministrada por el fabricante del hardware.

Desde el punto de vista legal, es lícito comprar un equipo sin sistema operativo, siempre que el sistema operativo que se vaya a usar no sea Windows. Si compras un equipo y quieres usar Windows debes comprar la versión OEM del sistema operativo. La licencia OEM solamente la pueden comprar los fabricantes de ordenadores.

Si por el contrario compras un equipo y quieres usar Linux, el fabricante no tiene la obligación de vender un ordenador con sistema operativo: en ese caso el cliente no debe pagar por una licencia de Windows que no va usar.

Sí, es necesario contratar los servicios de puesta en marcha básicos ya que en caso de no hacerlo, la responsabilidad de desembalar, ensamblar e instalar el equipo recae completamente sobre el peticionario, aceptando y asumiendo todos los riesgos y responsabilidades derivados de la instalación incluyendo cualquier daño que pudiera ocurrir al equipo durante dicho proceso.

Los servicios de puesta en marcha básicos son los siguientes: 

• Desembalaje del equipo.
• Colocación y conexión al enchufe del suministro eléctrico.
• Arranque y verificación de funcionamiento.
• Retirada de embalaje

Recuerda que no todas las empresas están acreditadas para prestar servicios de puesta en marcha básicos. Puedes consultar el listado de las empresas, junto con el coste de los mismos, en el desplegable de cada categoría.

No es obligatorio, pero es algo a tener en cuenta, sobre todo si el equipamiento nuevo adquirido no va a ser instalado en la Universidad Carlos III de Madrid. La puesta en marcha avanzada consiste en una serie de servicios que se pueden contratar como un único paquete que incluye:  

• Servicios de puesta en marcha básicos.
• Conexión y verificación de acceso a red corporativa. 
• Instalación del paquete de ofimática corporativo.
• Configuración personalizada de correo electrónico e impresoras.
• Pruebas de correcto funcionamiento.

Si el equipo se va a instalar en cualquiera de los campus de la Universidad Carlos III de Madrid, puedes solicitarnos dichos servicios a través de los cauces habituales (CASO) una vez que el equipo esté entregado y desembalado. 

Si necesitas contratarlos, porque el nuevo equipamiento se va a instalar en otros organismos oficiales, recuerda que no todas las empresas están acreditadas para prestar servicios de puesta en marcha avanzados. Puedes consultar el listado de las empresas, junto con el coste de los mismos, en el desplegable de cada categoría.

No es obligatorio, pero es algo a tener en cuenta, sobre todo si el equipamiento nuevo adquirido no va a ser instalado en la Universidad Carlos III de Madrid. Además de los servicios de puesta en marcha básicos y avanzados, existen otros servicios como: 

• Copia y validación de datos del equipo anterior (SDIC). 
• Destrucción del disco duro (Medio Ambiente).
• Retirada del equipo antiguo (Medio Ambiente).

Si el equipo se va a instalar en cualquiera de los campus de la Universidad Carlos III de Madrid, puedes solicitarnos dichos servicios a través de los cauces habituales (CASO) una vez que el nuevo equipo esté entregado y desembalado. Un técnico especializado se pondrá en contacto contigo para la realización de dichos servicios. 

Si necesitas contratarlos, porque el nuevo equipamiento se va a instalar en otros organismos oficiales, recuerda que no todas las empresas están acreditadas para prestar servicios de puesta en marcha avanzados. Puedes consultar el listado de las empresas, junto con el coste de los mismos, en el desplegable de cada categoría.

Será necesario ponerse en contacto con el proveedor que ha suministrado el producto a través de los correos electrónicos o teléfonos de contacto de cada proveedor. En caso de que la empresa no cumpla el objeto del contrato en plazo, es necesario comunicar por escrito (e-mail) que se desiste del mismo indicando el motivo. A continuación se podrá iniciar otra petición de oferta a otras empresas del SDA.

En caso de que la empresa no cumpla el objeto del contrato en plazo, será necesario comunicar por escrito (e-mail) que se desiste del mismo indicando el motivo. A continuación se podrá iniciar otra petición de oferta a otras empresas del SDA.

Será necesario comunicar a la empresa adjudicataria de los errores advertidos y volver a solicitar ofertas.

La Ley de Contratos del Sector Público no permite la adquisición de productos incluidos en el marco de un Sistema Dinámico de Adquisición (SDA) con empresas que no estén admitidas por el mismo. Las empresas admitidas han sido evaluadas y homologadas conforme a los criterios de un procedimiento abierto, acreditando su solvencia.
Los SDA permiten la inclusión de nuevos proveedores en cualquier momento, a solicitud de las empresas que lo deseen.
 

Si una empresa desea adherirse al SDA o ya está adherida y quiere ampliar su oferta -ya sea presentándose a una nueva categoría, acreditándose con un nuevo fabricante o ofreciendo nuevos servicios- deberá hacerlo a través del perfil del contratante: https://contractaciopublica.cat/es/detall-publicacio/200135265 🡵

En ese enlace encontrará los documentos “Acreditación en categoría” y “Acreditación en nuevo fabricante”, que deberá completar según corresponda. Si los proveedores tienen alguna duda, pueden contactar directamente con el CSUC o plantear sus consultas a través del perfil del contratante de dicho organismo.

No necesariamente. El solicitante de la oferta puede ser cualquier persona de la universidad.

El material adquirido a través del CSUC (SDA E2301 🡵) lleva asociado unos servicios de puesta en marcha básicos o avanzados, que depende de la empresa que presta el servicio.

Consulta en el listado actualizado de las empresas el coste de los servicios para cada categoría 🡵