Producción audiovisual de eventos en directo

Este servicio proporciona a la comunidad universitaria la posibilidad de contar con un soporte profesional, para llevar a cabo todos aquellos cursos formativos, seminarios, congresos y actividades similares, que se realicen dentro de las salas multimedia y salones de actos de la Universidad Carlos III de Madrid.

Características

• Proyección de presentaciones, vídeos, imágenes, etc., en el sistema de proyección HD de las Salas Multimedia, Aulas Magnas y Salones de Grados. 
• Sistemas de refuerzo sonoro, tanto para la voz de los ponentes como para los sistemas de proyección. 
• Posibilidad de emitir el evento por streaming en youtube o en el portal de vídeos de la Universidad. (Disponibilidad en función de la sala).
• Realización de conexiones por videoconferencia mediante Google Meet o Blackboard Collaborate. (Disponibilidad en función de la sala).
• Grabación del evento en HD. (Disponibilidad en función de la sala).
• Postproducción de la grabación del evento para su publicación.

Destinatarios

• PAS
• PDI
• Asociaciones de alumnos previa autorización de los Decanos o del Director de la Escuela

Requisitos

• Reserva previa del espacio donde se organizará el evento
• Comunicación a audiovisuales@uc3m.es de la reserva con al menos 48 horas de antelación a la celebración del evento.

Asociaciones de alumnos: autorización previa del Decano/a o Director/a de Escuela.

1. Haz la reserva del espacio (Aula Magna, Salón de Grados o Salas Multimedias) donde tendrá lugar el evento.
2. Ponte en contacto con nosotros en audiovisuales@uc3m.es con al menos 48 horas de antelación con la confirmación de la reserva y  el mayor detalle posible las necesidades que tienes:
   • Microfonía y refuerzo sonoro
   • Proyección
   • Necesidad de streaming y/o grabación
   • Escaleta prevista del evento
   • Ponentes que van a participar por videoconferencia
3. Nos pondremos en contracto contigo para solventar cualquier duda y acordar el nivel de soporte que necesitas para tu reserva.

Además de lo indicado el epígrafe "Organizar un evento...", rellena el siguiente formulario para la correcta catalogación del vídeo resultante: Formulario de Grabación.

Para cumplir con el reglamento de protección de datos, debes además distribuir entre los participantes el  Formulario de consentimiento de grabación y/o emisión

La grabación sólo podrá realizarse si todos los participantes han prestado su consentimiento a través del formulario anterior.

Si lo deeas, podemos emitir por Youtube o en el servicio de streaming propio de la Universidad la señal del evento. Para ello, es necesario que nos lo indiques previamente cuando contactes con nosotros para organizar el evento.

Para cumplir con el reglamento de protección de datos, debes además distribuir entre los participantes el  Formulario de consentimiento de grabación y/o emisión

La emisión sólo podrá realizarse si todos los participantes han prestado su consentimiento a través del formulario anterior.

Tenemos la posibilidad de incorporar a ponentes en el evento a través de distintos sistemas de videoconferencia. Es importante que no olvides indicárnoslo cuando contactes con nosotros para organizar el evento.

Nos encargaremos de contactar con los ponentes y facilitarles las instrucciones para que puedan conectarse por videoconferencia y realizar una prueba previa de que todo funciona correctamente.

En la escaleta del acto que nos hayas enviado deberás indicar en qué momento debe entrar el ponente por videoconferencia.

Si el evento va a ser grabado o emitido, el ponente que participe por videoconferencia deberá completar también el  Formulario de consentimiento de grabación y/o emisión

Aspectos generales

• El ponente debe evitar los cambios de sitio en la medida de lo posible.
• Si el acto es una videoconferencia es conveniente que el conferenciante permanezca en la zona que está convenientemente iluminada.
• Dado que en una videoconferencia hay público siguiendo el acto por una pantalla, es recomendable que en cualquier referencia que se haga al público se haga partícipe también a ese público que sigue el acto a distancia.
• En el caso que alguna persona del público desee hacer una pregunta hay que esperar a que se le suministre el micrófono correspondiente, con el fin de que sea escuchada en todos los puntos a los cuales llega el desarrollo del acto.

Recomendaciones de diseño

Las recomendaciones de diseño de los elementos gráficos proyectados durante el acto, son las siguientes:

• El tamaño de las fuentes debe ser suficientemente grande como para ser visto tanto desde cualquier punto de la sala, como a través de la videoconferencia en las salas remotas (se sugiere un tamaño superior a 28 en el modelo Arial o Verdana).
• El color de fondo debe permitir la correcta visualización de las letras, gráficos, imágenes, u otros elementos.
• No es conveniente colocar texto ni otros elementos adicionales del documento, como logotipos o cuadros de gráficos, en la parte superior derecha del mismo, dado que quedarían tapados en caso que se requiera crear una composición de imágenes como superponer a la presentación la imagen del ponente.