UC3M Sala de videoconferencia y colaboración

Las Salas de Videoconferencia y colaboración pueden trabajar en tres modos distintos:

• Modo Videoconferencia
• Modo Presentación
• Modo Equipo Chrome OS

Podrás encontrar acciones para cada uno de los modos en sus correspondientes pestañas.

Para poder utilizar este servicio, tienes que realizar una Solicitud de Consultoría, indicando la sala que quieres dotar. Una vez recibamos la solicitud, organizaremos una visita para comprobar si se cumplen los requisitos para la instalación

Para optimizar el uso de la sala, será necesario que realices una reserva. La sala será un recurso reservable por los miembros del servicio, departamento o instituto solicitante.  

Al convocar una reunión en Google Calendar, pinchamos en Añadir salas o ubicación, o en Añadir salas, y aparecerá el listado de las salas en las que podemos realizar reservas, incluyendo una pequeña información de la sala.

Puedes seguir los pasos en la siguiente animación.

Se mostrará el calendario de la sala para que veas la disponibilidad. Una vez creado el evento, si la sala está disponible, aparecerá como un invitado más a la reunión, y un icono verde o rojo indicando si se ha aceptado o no tu reserva. 

Las salas de videoconferencia de Gogle Meet ofrecen la posibilidad de escuchar el texto que aparece en la pantalla activa para mejorar la accesibilidad al servicio por parte de personas con discapacidad visual.

Para activarlo basta con mantener pulsada la pantalla táctil de la sala durante dos segundos. Puedes ajustar el volumen de los mensajes de voz arrastrando el dedo hacia arriba o hacia abajo en la parte derecha de la pantalla.

Para desactivar los mensajes de voz basta con repetir el mismo gesto, apoyando dos dedos en la pantalla durante dos segundos

Para optimizar el uso de la sala, será necesario que realices una reserva. La sala será un recurso reservable por los miembros del servicio, departamento o instituto solicitante.  

Al convocar una reunión en Google Calendar, pinchamos en Añadir salas o ubicación, o en Añadir salas, y aparecerá el listado de las salas en las que podemos realizar reservas, incluyendo una pequeña información de la sala.

Puedes seguir los pasos en la siguiente animación.

Se mostrará el calendario de la sala para que veas la disponibilidad. Una vez creado el evento, si la sala está disponible, aparecerá como un invitado más a la reunión, y un icono verde o rojo indicando si se ha aceptado o no tu reserva. 

Una vez en la sala, puedes unirte a la videoconferencia que se ha creado con tu reserva. Símplemente haz clic en el título de la videoconferencia que aparece en la pantalla interactiva o en la pantalla táctil de control de la sala.

En caso de que tengas que unirte a otra videoconferencia, introduce su nombre o código de reunión en la pantalla táctil de control de la sala para introducir a la sala en la videoconferencia.

Desde la pantalla táctil de control de la sala puedes controlar lo que se proyecta en la pantalla interactiva.

Puedes cambiar el modo de visualización de la pantalla, para que esté siempre un interlocutor, otra sala o una pantalla compartida a la vista de los asistentes de tu sala. 

También puedes realizar ajustes para ver a los asistentes en modo cuadrícula o en barra lateral, así como mostrar u ocultar la ventana de chat.

Si lo necesitas, puedes también controlar el Zoom o la orientación de la cámara de manera manual, aunque recomendamos que lo dejes en modo automático.

Si queremos escuchar un vídeo por los altavoces de la Pantalla interactiva en vez del altavoz integrado disponible en la mesa de la sala, se puede cambiar el dispositivo por el que se reproducirá el audio.

En modo Videoconferencia , pulsa en icono de la Rueda de configuración en la pantalla táctil de control. En la pestaña Audio, en la sección Altavoz, elije del desplegable por qué dispositivo quieres que se reproduzca el audio.

Si estás en modo Equipo Chrome OS, tendrás que bajar a la parte inferior derecha de la pantalla, pincha ren el boton con la hora y los iconos de bateria y notificaciones. A la derecha de la barra de volumen con el icono del altavoz, pinchamos en la flecha y seleccionamos el dispositivo de salida de audio que queramos usar. 

En ocasiones el elevado número de participantes de una videollamada puede dificultar la realización de ciertas tareas que requieren de interacción directa como debates o actividades en grupo. Para ello desde Google Meet existe la posibilidad de dividir a los participantes de una reunión en grupos más reducidos llamados grupos (breakout rooms). 

Los grupos de trabajo serán creados y configurados por el organizador de la videoconferencia o cualquiera de los coanfitriones, que podrán añadir en cada grupo como participantes tanto a los usuarios que estén en la reunión con sus dispositivos como a las salas de videoconferencia y colaboración.

Para añadir una sala en un grupo de trabajo el anfitrión o coanfitrión podrá gestionarla como si se tratara de un participante más, ya sea incluyéndola en un grupo con otros usuarios o dejándola como un único grupo de trabajo.

Para optimizar el uso de la sala, será necesario que realices una reserva. La sala será un recurso reservable por los miembros del servicio, departamento o instituto solicitante.  

Al convocar una reunión en Google Calendar, pinchamos en Añadir salas o ubicación, o en Añadir salas, y aparecerá el listado de las salas en las que podemos realizar reservas, incluyendo una pequeña información de la sala.

Puedes seguir los pasos en la siguiente animación.

Se mostrará el calendario de la sala para que veas la disponibilidad. Una vez creado el evento, si la sala está disponible, aparecerá como un invitado más a la reunión, y un icono verde o rojo indicando si se ha aceptado o no tu reserva. 

Una vez en la sala, puedes compartir tu pantalla de varias maneras:

Usando presentación local

Si dispones de un puerto HDMI en tu equipo portátil, puedes enchufar  el cable con el conector verde que tendrás disponible en la mesa y seleccionar la opción "Mostrar sólo en la sala" en la pantalla táctil de control

Usando Google Meet

Crea una videoconferencia desde la pantalla táctil de control de la sala, o usa la que está disponible por tu reserva, para que se proyecte en la pantalla.

Después accede con tu equipo portátil a la videoconferencia usando el enlace que aparece en la pantalla tácil de control y pincha en el botón ( Presentar ) para que se visualice la ventana o todo tu monitor en la videoconferencia.

Si quieres, puedes enchufar el cable HDMI a tu portátil y pulsa en la opción "Presentar en la reunión" para que se una tu pantalla y apareza en la videoconferencia

En caso de que lo necesites, los asistentes en la sala, pueden unir también sus equipos portátiles a la videoconferencia, y quien gestione la reunión puede decidir qué pantalla se quiere proyectar al resto de asistentes usando los controles de la reunión en la pantalla táctil de control.

Si queremos escuchar un vídeo por los altavoces de la Pantalla interactiva en vez del altavoz integrado disponible en la mesa de la sala, se puede cambiar el dispositivo por el que se reproducirá el audio.

En modo Videoconferencia , pulsa en icono de la Rueda de configuración en la pantalla táctil de control. En la pestaña Audio, en la sección Altavoz, elije del desplegable por qué dispositivo quieres que se reproduzca el audio.

Si estás en modo Equipo Chrome OS, tendrás que bajar a la parte inferior derecha de la pantalla, pincha ren el boton con la hora y los iconos de bateria y notificaciones. A la derecha de la barra de volumen con el icono del altavoz, pinchamos en la flecha y seleccionamos el dispositivo de salida de audio que queramos usar. 

Para optimizar el uso de la sala, será necesario que realices una reserva. La sala será un recurso reservable por los miembros del servicio, departamento o instituto solicitante.  

Al convocar una reunión en Google Calendar, pinchamos en Añadir salas o ubicación, o en Añadir salas, y aparecerá el listado de las salas en las que podemos realizar reservas, incluyendo una pequeña información de la sala.

Puedes seguir los pasos en la siguiente animación.

Se mostrará el calendario de la sala para que veas la disponibilidad. Una vez creado el evento, si la sala está disponible, aparecerá como un invitado más a la reunión, y un icono verde o rojo indicando si se ha aceptado o no tu reserva. 

La sala dispone de un sistema de control gestionado en la plataforma Chrome Enterprise. Este equipo puede utilizarse con tu Cuenta de Personal para iniciar un navegador web o usar aplicaciones propias para videoconferencia.

Te detallamos los pasos para usar este modo:

1. Reiniciar el dispositivo desde la pantalla táctil de control
2. Pulsar CTRL+ALT+S en el teclado para que la sala se inicie en modo Equipo Chrome OS
3. Iniciar sesión con tu Cuenta de Personal UC3M

Si no lo has hecho nunca, tendrás que añadir un nuevo Perfil. Para ello, pulsa en el botón "Añadir nuevo perfil" en la parte inferior de la pantalla, e introduce tu cuenta de correo electrónico y tu contraseña.

Estarás iniciando una sesión en Chrome OS. Si usas Chrome como navegador principal en tu equipo de trabajo, tus preferencias, configuraciones y favoritos, estarán disponibles en tu perfil de Chrome OS. 

Podrás utilizar la pantalla interactiva como un segundo monitor, con el software que necesitas para que lo vean el resto de asistentes.

Al finalizar, cierra la sesión y reinicia el dispositivo para que la sala vuelva al modo Videoconferencia para la siguiente sesión.

Si queremos escuchar un vídeo por los altavoces de la Pantalla interactiva en vez del altavoz integrado disponible en la mesa de la sala, se puede cambiar el dispositivo por el que se reproducirá el audio.

En modo Videoconferencia , pulsa en icono de la Rueda de configuración en la pantalla táctil de control. En la pestaña Audio, en la sección Altavoz, elije del desplegable por qué dispositivo quieres que se reproduzca el audio.

Si estás en modo Equipo Chrome OS, tendrás que bajar a la parte inferior derecha de la pantalla, pincha ren el boton con la hora y los iconos de bateria y notificaciones. A la derecha de la barra de volumen con el icono del altavoz, pinchamos en la flecha y seleccionamos el dispositivo de salida de audio que queramos usar.