Recursos para la realización y difusión de actividades
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Para que todas las asociaciones uc3m podáis programar y difundir vuestras actividades, la universidad pone a vuestra disposición diferentes canales de difusión para visibilizar el trabajo que realizáis. Tenéis a vuestra disposición determinados espacios en todos los campus para que podáis reuniros y trabajar en equipo. También os impartimos forrmación en temas como la protección de datos o sobre normativa. A continuación exponemos los principales recursos que la universidad os ofrece.
DIFUSIÓN
Para difundir una actividad, previamente ha tenido que ser autorizada por parte del responsable del Centro, en el que se vaya a celebrar, según Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013.
Para solicitar la difusión de una actividad se hará a través de formulario electrónico, con una antelación mínima de 10 días hábiles, antes del inicio de la actividad.
Los medios donde se llevará a cabo la difusión y se publicará siempre que sea viable son los siguientes:
- página web de asociaciones
- agenda de eventos UC3M
- redes sociales del centro de orientación a estudiantes (Instagram y twitter)
- cartelería digital
- newsletter UC3M.
La actividad se podrá difundir por medios propios de la asociación y medios institucionales.
RESERVA DE ESPACIOS
Espacios disponibles
Las asociaciones pueden disponer de variedad de espacios en la UC3M:
- Aulas
- Aula Magna
- Salón de Grados
- Sala en el Colegio Mayor Gregorio Peces-Barba
- Espacio en el Student Lounge de Getafe
- Plataforma online BlackBoard Collaborate.
- Maker Space
Normativa y reserva
1. Aulas, Salón de Grados, Aula Magna.
Las asociaciones podrán utilizar un espacio de la Universidad, si previamente ha sido autorizado por el responsable del Centro en el que se vaya a celebrar. Serán competentes para autorizar el uso de espacios, previa delegación del rector:
- Decanos de las Facultades
- Director de la Escuela Politécnica Superior
- Vicerrector del Campus de Colmenarejo
- Vicerrector del Campus Madrid-Puerta de Toledo
Previo informe de la Vicerrectora de Estudiantes, para actividades organizadas o impulsadas por asociaciones de estudiantes.
La solicitud de la actividad y del espacio para su realización se tendrá que realizar con una antelación mínima de 10 días hábiles, mediante escrito de solicitud de autorización ante la Universidad. La solicitud podrá realizarse cumplimentando el formulario electrónico que se encuentra accesible en la página web.
El responsable competente responderá en un tiempo máximo de 7 días hábiles desde la solicitud.
La Resolución de autorización deberá condicionarse a la aceptación de una serie de obligaciones por parte de la persona que lo solicite, que se recogerán por escrito en un documento de Condiciones Particulares y que serán de obligado cumplimiento.
Contra la resolución que autorice o deniegue el uso de espacios podrán presentarse los recursos pertinentes, según la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo común.
- Reserva de Aulas y Salas en la Universidad (Requiere validación)
Espacio colaborativo entre estudiantes donde crear y desarrollar trabajos y encontrar compañeros con intereses similares.
3. Sala en la residencia Colegio Mayor Gregorio Peces-Barba
Uso de las salas en la Residencia-Colegio Mayor Gregorio Peces-Barba
Todos los miércoles de 10:00 a 18:00 h podréis compartir y difundir los fines y motivaciones de vuestra asociación.
4. Student Lounge Getafe.
En este espacio podréis compartir y difundir los fines y motivaciones de vuestra asociación. Ubicado en el Campus de Getafe. Edificio 1, primera planta. Todos los miércoles de 10:00h a 18:00h. Se podrá disponer del mobiliario disponible en la zona para asociaciones, respetando su correcto uso.
BBC (Plataforma online BlackBoard Collaborate)
Mediante la plataforma de videoconferencia de BlackBoard Collaborate, ofrecemos la creación de sesiones de videoconferencias para eventos, con la posibilidad de establecer una lista cerrada de asistentes y/o abierto a todo el público (incluso externos a la UC3M). El acceso a la videoconferencia es simple (a través de un enlace) y se puede hacer propio PC, portátil o dispositivo móvil
La solicitud de la actividad y del espacio para su realización, se tendrá que realizar con una antelación mínima de 10 días hábiles, mediante el siguiente formulario
SOPORTES Y MEDIOS PARA ASOCIACIONES
- Despachos
La Universidad dispone de un número limitado de despachos destinados a ser utilizados por las asociaciones de estudiantes registradas en la misma.
Estos despachos están ubicados en:
- Campus de Getafe. Edificio Luis Vives
- Campus de Leganés. Edificio Sabatini.
- Campus de Colmenarejo. Edificio Miguel de Unamuno.
Una vez que la asociación ha sido registrada en la Universidad y la Secretaría General lo ha comunicado al Centro de Orientación a Estudiantes, en la medida de lo posible se realiza la asignación de un despacho a la nueva asociación.
Los criterios para la asignación son: coincidencia o afinidad con los fines y objetivos de otras asociaciones, grado de ocupación de los despachos, número de socios y nivel de actividad prevista.
Si la asociación desea disponer de un casillero para la recepción de correspondencia, se tendrá que comunicar a la conserjería del edificio. Es muy importante recoger habitualmente dicha correspondencia. Periódicamente procederemos a tirar las cartas que se hayan acumulado a lo largo del tiempo.
SOLICITUD DE UTILIZACIÓN DE DESPACHOS
SOLICITUD DE LLAVES
Para poder solicitar las llaves de acceso a los despachos es necesario que la persona de la asociación se identifique en conserjería. En las consejerías habrá un registro de las entregas y devoluciones de llaves.
NORMAS
El incumplimiento puede llevar a la clausura de los espacios afectados.
- Incidencias
Mantenimiento y tramitación de incidencias
El mantenimiento y conservación de los despachos (mobiliario, equipamiento informático y teléfonos) es responsabilidad de las Asociaciones. Por tanto, serán las asociaciones quienes comuniquen las posibles incidencias para que sean subsanadas:
- Incidencias de climatización, limpieza, telefonía. Serán comunicadas al Centro de Atención y Soporte, preferentemente por formulario electrónico.
- Cambio de llaves del despacho, renovación de mobiliario o pintura. La comunicación se realizará al Centro de Orientación a Estudiantes (Programa de Asociaciones asociaciones@uc3m.es). En la solicitud se hará constar la incidencia ocurrida y los motivos que la han ocasionado. El Centro de Orientación a Estudiantes se pondrá en contacto con la asociación para evaluar las incidencias y reparar las que correspondan.
- Incidencias informáticas. La comunicación se realizará al Servicio de Informática, a través de caso@uc3m.es
- Fotocopias
Para la realización de fotocopias en la difusión de sus actividades, las asociaciones pueden solicitar una ayuda mediante la cuenta de asociaciones@uc3m.es. Las asociaciones que lo soliciten y se les asigne, dispondrán de un albarán abierto a su nombre en reprografía del campus al que pertenezcan, por un importe de 10€ para todo el curso académico. Una vez agotado el saldo, el presidente de la asociación deberá firmar el albarán con todos los gastos registrados.
Las fotocopias son una ayuda para la difusión de actividades. No es un medio para realizar una revista. Se pide un autocontrol y esfuerzo en la racionalización del gasto. De no ser así y realizarse un uso abusivo de este recurso se procederá a la cancelación de esta ayuda.
- Formacion
- Financiación
- Protocolo
En esta Guía podrás encontrar la información necesaria para aplicar, en el caso de que vuestra actividad asociativa necesite recursos protocolarios. Guía de Asistencia en Protocolo
- Taquillas
Almacenamiento básico
Se dispone de nuevos espacios para el almacenamiento básico de las pertenencias de las asociaciones.
Estas taquillas pueden servir para ubicar aquellos objetos difícil de conservar en los despachos por falta de espacio, pero que os resultan útiles y necesarios para vuestra actividad asociativa.
De esta manera, salvo si necesitáis espacios en la EPS, os invitamos a cumplimentar el siguiente formulario. Enlace
Aquellas asociaciones que necesiten taquillas en la EPS, pueden dirigirse directamente a la Delegación de Estudiantes.
Delegación E.P.S.
- Correo electrónico: delegeps@uc3m.es;
- despacho: 1.0.H01.
- Tf.: 91 624 94 73
- Tablones de anuncios
Se han habilitado tablones de anuncios, de uso exclusivo para asociaciones, donde podréis dar difusión de todas vuestras actividades.
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