La mayoría de emails que escribimos en nuestro día a día consisten en simples mensajes de texto para comunicarnos con nuestros equipos de trabajo, pero en ocasiones nos surge la necesidad de comunicar de manera eficaz otro tipo de mensajes, a veces dirigido a colectivos numerosos de personas dentro de la Universidad, como cuando se anuncia un evento importante, convocatorias, o simplemente una newsletter informativa.

En esos casos, resulta interesante contar con la posibilidad de crear emails con un diseño que atraiga la atención de nuestro público y comunique mejor nuestro mensaje.

Ahora gracias a la nueva funcionalidad Diseños podemos crear emails atractivos desde el mismo interface de Gmail.

 

Para utilizar la función “Layouts” -sólo disponible en la versión de Gmail de escritorio o navegador, no en móviles- tan sólo tienes que empezar a redactar tu correo electrónico y pulsar sobre el nuevo icono Seleccionar un diseño que aparece en la parte inferior de la ventana de redacción de emails.

Disponible para cuentas de personal con relación en vigor o cuentas de alumno con matrícula activa.

No disponible para cuentas genéricas.

Opciones de Diseño

• Posibilidad de elegir entre varios diseños predeterminados.
• Configurar una paleta de colores que se genera automáticamente a partir del color principal que determines (por ejemplo, el azul corporativo de nuestro logotipo).
• Establecer la fuente tipográfica por defecto.
• Establecer un logotipo y pie de página predeterminados con enlaces a urls y direcciones de correo electrónico
• Incluir imágenes que ayuden a transmitir tu mensaje.
• Call-to-action o botón de “llamada a la acción” que enlaza con la url que determines. Ideal cuando buscas animar a tu público a realizar una acción concreta como solicitar un curso, leer un comunicado, etc. Todas las plantillas incluyen uno o varios de estos botones.

Los elementos de cada plantilla pueden editarse cambiando los contenidos por defecto o eliminando secciones no necesarias.

Cómo sacar partido de esta nueva funcionalidad

Normalmente cuando redactamos un email tan elaborado es con la intención de enviarlo masivamente a varios destinatarios, que en nuestro caso pueden ser ciertos grupos de estudiantes o colectivos universitarios.

Para este tipo de envíos el Servicio de Informática y Comunicaciones pone a disposición del personal de la UC3M nuestro servicio de listas de distribución, la mayoría de las cuales son compatibles con gmail.

 

Uso de diseños con una cuenta genérica

Si te ves en la necesidad de escribir a una lista de distribución desde una cuenta de correo genérica, encontrarás que la nueva función diseño no está habilitada por cuestiones técnicas. Pero puedes seguir el siguiente proceso para disponer de tu diseño personalizado:

1. Crea tu email con diseño personalizado en tu cuenta personal.
2. Envía el email a la cuenta genérica desde la que vas a realizar el comunicado.
3. Ya desde la cuenta genérica, reenvía el email recibido a la lista de distribución correspondiente, sin olvidar borrar del asunto y del cuerpo del email los textos "forward" generados automáticamente.

 

 

El uso de Diseños no afecta a los permisos que se puedan tener para enviar a listas de distribución, tampoco afecta al tamaño máximo de mensaje, ni al número de destinatarios o envíos diarios.
 

Buenas prácticas en el envío de emails mediante listas de distribución

Al igual que con cualquier otro mensaje, recuerda que el uso del correo corporativo y las listas de distribución deben limitarse a cuestiones de interés académico para la comunidad universitaria.
Intenta limitar tus mensajes a los realmente necesarios y planifica tus publicaciones para evitar saturar a los destinatarios.

También puedes consultar las recomendaciones de Google sobre envíos masivos.
 

El tratamiento de un dato personal como es la dirección de correo electrónico institucional está sujeto al principio de privacidad por defecto regulado en el artículo 25.2 del Reglamento General de Protección de Datos.

Para más información puedes consultar el documento redactado por el Delegado de Protección de Datos de la UC3M con recomendaciones sobre el envío de correos a listas de distribución.

Con la nueva función Diseños podremos crear emails más atractivos desde el mismo interface de Gmail con el que ya estamos familiarizados, mejorando así la calidad e impacto de nuestras comunicaciones.

15 de febrero de 2023
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid